Để tổ chức được thành công một sự kiện sẽ đòi hỏi quá trình chuẩn bị thật kỹ lưỡng và hiệu quả. Tuy nhiên đối với hàng ngàn công việc cần phải hoàn thành, các bạn không thể nào nhớ hết mọi thứ. Do đó, bạn nhất thiết phải có checklist sự kiện để đảm bảo những đầu mục đã được kiểm tra cũng như sẽ không bỏ sót bất kì công việc nào. Vậy tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Mời bạn cùng khám phá ngay sau đây.
Contents
- 1 Checklist 15 đầu công việc khi tổ chức sự kiện
- 1.1 Lên ý tưởng cho sự kiện
- 1.2 Khảo sát và cần phải xác định địa điểm tổ chức
- 1.3 Xác định thời gian sẽ diễn ra sự kiện
- 1.4 Dự trù ngân sách tổ chức
- 1.5 Lên danh sách các khách mời sẽ tham dự
- 1.6 Sắp xếp nhân sự quản lý và phục vụ sự kiện
- 1.7 Truyền thông cho sự kiện
- 1.8 Xác định đối tác, nhà tài trợ cho sự kiện
- 1.9 Xây dựng kịch bản chương trình
- 1.10 Bố trí trang thiết bị và bối cảnh sự kiện
- 1.11 Thiết kế và in ấn ấn phẩm, tài liệu chuyên môn cần thiết
- 1.12 Chuẩn bị quà tặng
- 1.13 Lên kế hoạch dự phòng rủi ro
- 1.14 Tổng duyệt chương trình
- 1.15 Chạy sự kiện
- 1.16 Tổng kết sau sự kiện
- 2 Tổ chức sự kiện với SOKA Media
Checklist 15 đầu công việc khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Tổng quan mà nói, nó bao gồm một chuỗi các công việc nhỏ hơn: từ lên ý tưởng, kế hoạch, ngân sách cho đến trang trí, sắp xếp nhân sự, trang thiết bị và cả kiểm định, đánh giá sau sự kiện. Mỗi công việc đều phải có sự liên kết gắn bó với nhau, tuyệt đối không thể rời xa ý tưởng và mục tiêu ban đầu thì mới mong có thể tổ chức một sự kiện thành công, đạt hiệu quả tốt.
Lên ý tưởng cho sự kiện
Mọi sự kiện đều phải được lên ý tưởng tổ chức nhất định để từ đó các công tác thực hiện về sau bám sát theo ý tưởng và mục đích đã thống nhất đó để tạo sự gắn kết, liền mạch.
Khảo sát và cần phải xác định địa điểm tổ chức
Chọn địa điểm có tình hình giao thông thuận lợi đi lại và phải có chỗ đỗ xe, vị trí đẹp, có được quy mô phù hợp với các số lượng khách mời và có mức chi phí của doanh nghiệp.
Xác định thời gian sẽ diễn ra sự kiện
Bạn nên lựa chọn một ngày sự kiện diễn ra vào thời gian cuối tuần để mọi người có thể dễ dàng thuận tiện ở trong việc sắp xếp thời gian để tham dự. Với những dịp như sinh nhật, kỷ niệm thành lập các doanh nghiệp thì các bạn có thể tổ chức và đúng ngày để thêm phần ý nghĩa.
Dự trù ngân sách tổ chức
Căn cứ vào quyết định của lãnh đạo đã duyệt để đánh giá xem những khoản chi đã hợp lý chưa. Tùy vào mức độ trang trọng và quy mô khách mời của sự kiện mà đưa ra dự trù ngân sách lớn hay nhỏ phù hợp.
Lên danh sách các khách mời sẽ tham dự
Sự xuất hiện của những diễn giả, các khách mời đặc biệt sẽ giúp sự kiện của các bạn trở nên hấp dẫn và sẽ có sức lan tỏa mạnh mẽ hơn. Ngoài ra, các bạn cũng cần liên hệ và mời những vị khách đặc biệt này sớm để họ có thể sắp xếp thời gian vì người nổi tiếng thường hay có lịch trình rất bận rộn.
Sắp xếp nhân sự quản lý và phục vụ sự kiện
Hãy lựa chọn các tổ chức uy tín và chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để sự kiện sẽ được diễn suôn sẻ và thành công. Hầu hết khi bạn book dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại các đơn vị chuyên nghiệp thường sẽ bao gồm luôn cả nhân sự hậu cần, an ninh, set up loa mic, ánh sáng, chạy thử chương trình. Bạn cũng có thể thuê người dẫn chương trình trong trường hợp nhân sự công ty không có ai phù hợp để đảm nhận.
Truyền thông cho sự kiện
Một vài sự kiện mang tính chất truyền thông như là ra mắt sản phẩm mới và tri ân khách hàng hay là thành lập công ty… sẽ cần đến hoạt động để quảng bá để nâng cao được hình ảnh thương hiệu.
Xác định đối tác, nhà tài trợ cho sự kiện
Với những sự kiện lớn thì các đối tác và nhà tài trợ sẽ giúp các bạn san sẻ được một phần không nhỏ về các chi phí tổ chức. Ngoài ra, thì sự xuất hiện của những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt cũng sẽ góp phần tăng cường được độ uy tín cho sự kiện của bạn.
Xây dựng kịch bản chương trình
Tổ chức sự kiện cũng bao gồm cả công việc xây dựng kịch bản. Bạn cũng cần phải xây dựng kịch bản cho MC và các diễn giả, người chủ trì chương trình, cần phải có kịch bản kỹ thuật…
Bố trí trang thiết bị và bối cảnh sự kiện
Khi trao đổi, các bạn cần hỏi rõ công suất hoạt động của các loại thiết bị sự kiện cũng như các thao tác kỹ thuật cần thực hiện để có thể sử dụng được bình thường. Nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu của sự kiện, bạn có thể thuê các đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ ngoài để có thể đảm bảo chất lượng của sự kiện.
Thiết kế và in ấn ấn phẩm, tài liệu chuyên môn cần thiết
Bên cạnh đó, các bạn cũng cần chuẩn bị những file trình chiếu/ video, thiết kế backdrop và banner, standee… sẽ cần sử dụng trong sự kiện.
Chuẩn bị quà tặng
Quà tặng sẽ thể hiện sự trân trọng của các doanh nghiệp đối với những người nhận, do đó bạn cần lựa chọn các món quà phù hợp và chỉn chu và trang trọng.
Lên kế hoạch dự phòng rủi ro
Bạn cần tính toán và lên một vài các phương án để dự phòng để kịp thời ứng phó trong các tình huống xấu. Đồng thời, bạn hãy luôn chuẩn bị khoảng 10% ngân sách tổ chức để dự trù cho những tình huống phát sinh này.
Tổng duyệt chương trình
Đây là một bước quan trọng giúp các bạn phát hiện ra các bất cập trong kịch bản chương trình.Hãy tổng duyệt trước lịch ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để có thể kịp thời xử lý nếu có phát sinh.
Chạy sự kiện
Tổ chức sự kiện chính là khâu chính và thời điểm quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức Event, các bạn phải đảm bảo mọi thứ cần phải được diễn ra trơn tru theo đúng theo kịch bản chương trình, linh hoạt với các vấn đề phát sinh và xử lý khéo léo sao cho phải phù hợp với tình huống thực tế.
Tổng kết sau sự kiện
Trong những buổi họp team sau sự kiện, nhiều doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động tổ chức. Đồng thời sẽ nhìn nhận các thành quả và những tồn tại trong suốt quá trình tổ chức. Từ đó rút kinh nghiệm và góp phần xây dựng đúng quy trình tổ chức bài bản và chuyên nghiệp cho những sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện với SOKA Media
Với gần 10 năm hoạt động trong nghề, SOKA Media đã đồng hành cùng với hàng trăm doanh nghiệp qua hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi đang là một trong các đơn vị tổ chức sự kiện được rất đông đảo các khách hàng lựa chọn và tin cậy nhất hiện nay.
Bên cạnh đội ngũ nhân sự rất chuyên nghiệp, bài bản và không gian sự kiện sang trọng đẳng cấp, SOKA Media còn xây dựng các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói gồm:
- Tư vấn lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hứa hẹn sẽ mang đến cho k các hách hàng một bản kế hoạch chi tiết và đảm bảo là chỉn chu nhất.
- Hỗ trợ các khách hàng xây dựng một kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng.
- Trang trí sự kiện và setup sân khấu cùng trang thiết bị hiện đại, có chất lượng âm thanh ánh sáng tốt nhất.
- Cung cấp rất nhiều các dịch vụ đi kèm như MC, ca sĩ và biên đạo múa…
- Hỗ trợ lên menu bữa tiệc phong phú phù hợp với mỗi loại hình sự kiện.
Qua bài viết trên đây, hy vọng các bạn đã có đáp án cho thắc mắc “tổ chức sự kiện gồm những công việc gì“. Với dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp, SOKA Media sẽ san sẻ phần lớn những công việc ở trong quá trình tổ chức sự kiện với các quý doanh nghiệp. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian công sức và chi phí mà cũng vẫn có được một sự kiện hoàn hảo nhất. Hãy liên hệ ngay với SOKA chúng tôi qua hotline 0986706030 để được tư vấn tận tâm tận tình nhất.
