Khánh thành dự án hay khánh thành các công trình là một sự kiện quan trọng tất yếu với các doanh nghiệp và các chủ đầu tư. Tổ chức khánh thành với quy mô hoành tráng và phù hợp với mức chi phi thực hiện chính là điều mà các doanh nghiệp đang quan tâm.
Contents
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành có tên tiếng Anh là “Inauguration Ceremony” được hiểu là một ngày lễ hay là một buổi sự kiện đặc biệt đánh dấu sự ra đời và sẽ bắt đầu đi vào hoạt động của một tổ chức doanh nghiệp hay là một dự án công trình nào đó. Lễ khánh thành là một ngày để công nhận kết thúc quá trình xây dựng và sẽ đưa công trình dự án vào trong hoạt động thực tiễn.
Ý nghĩa của công việc tổ chức lễ khánh thành
Ý nghĩa tinh thần
Theo quan điểm tín ngưỡng của người Đông Á ông bà ta có câu “ Đầu xuôi thì đuôi lọt”. Khi bắt đầu làm việc gì đó thì công việc đầu tiên thuận lợi sẽ mang lại sự trôi chảy ở trong công việc sau này. Lễ khánh thành chính là thời khắc đánh dấu bước hoạt động đầu tiên của dự án doanh nghiệp thế nên việc tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công được tốt đẹp và sẽ vô cùng quan trọng.
Ý nghĩa kinh doanh
Đây là dịp để nhà thầu cũng như là các nhà đầu tư tận dụng để có thể quảng báo thương hiệu và cả hình ảnh của mình rộng rãi hơn. Vì thế nên công việc tổ chức càng có sự quy mô và chỉnh chu và đầu tư nhất định cũng sẽ khẳng định được phần nào năng lực cũng như tên tuổi và sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp nhất định của một doanh nghiệp đó để giúp bạn nâng tầm giá trị đến với các khách hàng hơn.
Ý nghĩa truyền thông
Buổi lễ khánh thành góp phần sẽ tạo hình ảnh thương hiệu các doanh nghiệp đến với thị trường, đối tác và các đối thủ. Dựa vào sức mạnh truyền thông từ bên báo chí, các hình thức PR quảng cáo, những chiến dịch quảng bá của một lễ khánh thành. Thông tin này sẽ lan rộng hơn nhiều người biết đến các bạn và dịch vụ bạn cung cấp cũng như các doanh nghiệp của bạn.
Quy trình chi tiết các bước tổ chức lễ khánh thành
Trước ngày khánh thành
Để lễ khánh thành tổ chức sẽ được thành công và sẽ đạt hiệu quả. Việc đầu tiên các bạn phải lên lên ý tưởng, viết kịch bản và cả nội dung cho buổi lễ khánh thành. Điều đang được các đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm và sẽ mang đến cho doanh nghiệp là phải làm sao để ý tưởng của các bạn thật độc đáo và thu hút đối trong mắt khách mời và khán giả tham gia.
Trong ngày tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành sẽ được tổ chức bằng các hoạt động như là đón khách. Khách mời được đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ đón tiếp nồng nhiệt tại cổng chào. Hướng dẫn gửi xe cho các khách. Tiếp đến đó là các tiết mục văn nghệ để giúp tạo không khi sôi động cho buổi lễ.
Sau lễ khánh thành
Kết thúc buổi lễ sẽ được MC thông báo, cùng với những lời cảm ơn các quan khách đến dự buổi lễ khánh thành. Đồng thời sẽ chụp ảnh kỷ niệm cùng với các đối tác và tặng quà lưu niệm (nếu có) với các khách hàng để tạo ấn tượng tốt cho một doanh nghiệp.
Những điều cần lưu ý trong quá trình khánh thành
- Địa điểm và thời gian: Lễ khánh thành sẽ diễn ra ngay tại địa điểm công trình, dự án. Nên cân nhắc và lựa chọn thời gian tổ chức kỹ lưỡng, hoặc tham khảo các chuyên gia phong thuỷ để chọn ngày giờ đẹp.
- Thời tiết: Vì buổi lễ cũng có thể diễn ra ngoài trời nên yếu tố thời tiết cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến buổi lễ, chính vì thế cần có phương án hệ thống nhà giàn và nhà bạt không gian để tránh mưa và gió và nắng.
- Giấy phép tổ chức: Việc xin các giấy phép đồng nghĩa đối với việc thông báo tại địa phương để từ đó, cũng sẽ tạo điều kiện cho sự hỗ trợ về những yếu tố an ninh, giao thông,… cho một buổi lễ diễn ra tốt đẹp hơn.
Một số rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức khánh thành
- Hỏng hóc thiết bị: Việc lựa chọn, kiểm tra kỹ trang thiết bị để đảm bảo để cho nội dung chương trình là rất cần thiết, tuy nhiên cũng cần dự phòng trong trường hợp thiết bị xảy ra trục trặc trong buổi lễ.
- Trì hoãn thời gian thi công: việc tính toán tốt cũng sẽ đảm bảo đúng tiến độ hay là thời gian thi công hợp lý sẽ giúp cho tiến trình lắp đặt nhanh chóng hơn và sẽ đảm bảo được tiến độ diễn ra.
- Rủi ro về an ninh: Cần bố trí một lực lượng an ninh để đảm bảo sẽ phân luồng cũng như đảm bảo không có những tình trạng không đáng có xảy ra trong các nghi thức trang trọng của buổi lễ.
- Chi phí không đáp ứng đủ quy mô: Việc chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sẽ dẫn đến những phát sinh không đáng có trong khâu hoạch định ngân sách tổ chức khánh thành.
Vì sao nên thuê đơn vị tổ chức khánh thành?
- Chí phí phát sinh: Theo thống kê và theo kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì các chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức lễ khánh thành cũng sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch.
- Mất thời gian triển khai kế hoạch: Mặc dù những quy trình kịch bản có sẵn ở trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế lại là một vấn đề khác.
- Quản lý rủi ro: Nếu xảy ra rủi ro các bạn có thể xử lý hay không? Hay là để nó ảnh hưởng đến buổi lễ khánh thành, sẽ làm cho buổi lễ sẽ không được trọn vẹn thì rất tiếc.
SOKA Media tự hào là đơn vị đã đồng hành khoảng hơn 500 sự kiện lớn nhỏ trải khắp các tỉnh thành của đất nước Việt Nam. Với hơn 7+ năm trong ngành, chúng tôi đã đồng hành cùng các doanh nghiệp tổ chức khánh thành thành công rất nhiều công trình, dự án. Đội ngũ nhân viên đầy tâm huyết của SOKA sẽ giúp quý vị chắt lọc và chỉn chu nhất từ khâu lên kế hoạch cho đến các khâu chuẩn bị và tổ chức. Liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại hotline: 0986706030
