Tổ chức hội nghị, hội thảo

Bạn muốn tổ chức hội nghị, hội thảo cho công ty của chính mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và một timeline tổ chức hội nghị mẫu hay đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? SOKA Media có thể giúp các bạn những việc này. Cùng tìm hiểu các thông tin dịch vụ hội nghị và hội thảo dưới đây nhé!

Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị có thể được xem là một hình thức tổ chức cuộc họp quy mô lớn, ấn tượng và chuyên nghiệp. Chương trình hội nghị thường được thiết kế kỹ lưỡng với một chủ đề rõ ràng. Mục đích chính của việc tổ chức hội nghị là để thảo luận và phân tích những vấn đề đã phát sinh trong thời gian qua, đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dựa trên đó, đưa ra các giải pháp để thúc đẩy sự phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp/tổ chức.

Hội nghị hiện nay có nhiều dạng thức khác nhau, trong đó những hình thức phổ biến nhất bao gồm:

• Hội nghị chuyên đề khoa học
• Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
• Hội nghị cảm ơn và tri ân khách hàng
• Hội nghị dạng Workshop
• Hội nghị thượng đỉnh
• Hội nghị tổng kết cuối năm

Vai trò của tổ chức hội nghị

Đánh giá và xây dựng chiến lược phát triển

Hội nghị là cơ hội để các doanh nghiệp tổng kết, đánh giá một cách sâu sắc và toàn diện những hoạt động đã diễn ra trong khoảng thời gian vừa qua. Đây cũng là lúc các nhà lãnh đạo có thể nhận diện rõ ràng những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, từ đó đề xuất các giải pháp hợp lý để cải thiện. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các chiến lược, định hướng mới nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững, đồng thời phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp hiện nay.

Phát triển dịch vụ và sản phẩm

Mỗi cuộc hội nghị là dịp để doanh nghiệp tự đánh giá và nhìn nhận lại bản thân. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ hơn những khó khăn hiện tại và từ đó, đưa ra những giải pháp phù hợp, cải tiến sản phẩm và dịch vụ để ngày càng hoàn thiện hơn.

Kích thích sự quan tâm từ khách hàng và công chúng

Các hội nghị quy mô lớn cùng với một chiến lược truyền thông hiệu quả có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quảng bá và thu hút sự chú ý từ khách hàng cũng như công chúng. Những hình ảnh và video từ sự kiện khi được chia sẻ trên các mạng xã hội sẽ góp phần mở rộng tầm ảnh hưởng và tăng cường nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.

Củng cố và phát triển các mối quan hệ có lợi lâu dài

Các chương trình hội nghị tri ân khách hàng là dịp tuyệt vời để doanh nghiệp tạo dựng sự gắn bó và gần gũi với khách hàng cũng như các đối tác quan trọng. Việc tổ chức các sự kiện tri ân này sẽ giúp khách hàng cảm thấy trân trọng, từ đó tăng cường sự ghi nhớ về doanh nghiệp và sản phẩm, đồng thời khuyến khích họ quay trở lại sử dụng dịch vụ.

Ý tưởng tổ chức hội nghị mới lạ và ấn tượng nhất

Tổ chức hội nghị là một hoạt động phổ biến trong các công ty và doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng để tạo ra sự khác biệt. Do đó, việc phát triển những ý tưởng mới mẻ và ấn tượng là rất quan trọng. Những ý tưởng này không chỉ giúp buổi hội nghị trở nên hấp dẫn mà còn kích thích sự tham gia tích cực từ các thành viên. Dưới đây là một số gợi ý từ Soka Media để bạn có thể tổ chức một hội nghị độc đáo và gây ấn tượng:

Chọn địa điểm tổ chức độc đáo

Thay vì những hội trường, phòng họp thông thường, hãy thử tổ chức hội nghị ở những địa điểm mới lạ như trung tâm hội nghị ngoài trời, khu nghỉ dưỡng, hoặc không gian văn hóa nghệ thuật. Những địa điểm này không chỉ tạo cảm giác thoải mái mà còn làm tăng sự hứng thú của người tham dự.

Trang trí khu vực đón tiếp ấn tượng

Khu vực tiếp đón là điểm đầu tiên mà khách mời và các thành viên tham dự tiếp xúc khi đến sự kiện. Do đó, ấn tượng ban đầu từ khu vực này sẽ để lại dấu ấn khó phai và sâu sắc trong lòng mọi người. Một khu vực tiếp đón được thiết kế độc đáo và ấn tượng sẽ khiến khách mời cảm thấy bất ngờ, từ đó tạo ra sự hứng thú và tâm trạng tích cực, giúp họ cảm thấy hào hứng và chú ý hơn trong suốt chương trình.

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

Ngoài các yếu tố bên ngoài, yếu tố con người cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với khách mời. Khi tham gia hội nghị, khách mời sẽ có cơ hội giao lưu trực tiếp với đội ngũ nhân sự của chương trình. Chính thái độ chuyên nghiệp và phong cách làm việc của họ sẽ góp phần nâng cao đánh giá của khách mời đối với hội nghị, từ đó tạo dựng hình ảnh tích cực về doanh nghiệp.

Tăng cường các hoạt động giao lưu

Hãy tạo ấn tượng với khách mời qua những hoạt động giao lưu sôi nổi trong chương trình. Đảm bảo rằng khách mời cảm thấy dễ chịu và thư giãn khi tham gia sự kiện của bạn. Đồng thời, hãy kết hợp các hoạt động tương tác phong phú để tạo sự hứng thú và ấn tượng sâu sắc. Nhờ đó, khách mời sẽ trở nên thoải mái hơn, dễ dàng chia sẻ và giao tiếp, từ đó giúp bạn và doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đề ra.

Lên kế hoạch cho những tiết mục độc đáo

Một phương pháp khác để tạo ấn tượng mạnh là tổ chức những tiết mục văn nghệ đặc sắc cho khách mời. Khác hẳn với những màn biểu diễn thường thấy, đã trở nên nhàm chán, việc chọn lựa những tiết mục mới mẻ và ấn tượng sẽ khiến du khách cảm thấy hứng thú và tập trung hơn vào chương trình mà bạn mang đến.

Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị ấn tượng nhất

Soka xin giới thiệu đến bạn mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết và đầy đủ dưới đây. Hãy cùng tham khảo để hiểu rõ hơn:

Phát biểu mở đầu – Giới thiệu các đại biểu

Kính thưa các đồng chí cán bộ, giáo viên và toàn thể nhân viên của trường,

Năm học 20.. – 20.. vừa qua là một năm mang dấu ấn sâu sắc về mặt chính trị và xã hội của đất nước. Đây không chỉ là thời điểm tiếp tục triển khai Nghị quyết Đại hội Đảng ở các cấp, mà còn là năm học mà chúng ta kiên trì đổi mới công tác giảng dạy, quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục. Chúng ta cũng tiếp tục tham gia phong trào thi đua thực hiện Chỉ thị số 06 CT-TW của Bộ Chính trị và thực hiện chỉ đạo theo Chỉ thị số 33/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phong trào “Chống tiêu cực và khắc phục bệnh thành tích trong giáo dục”. Đồng thời, chúng ta tiếp tục nỗ lực xây dựng “Trường học thân thiện, học sinh tích cực”.

Nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của năm học 20.. – 20.., dưới sự chỉ đạo của phòng Giáo dục và Đào tạo huyện …………., cùng với sự đồng thuận từ Chi bộ, trường …………. đã tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức lao động năm học 20.. – 20.. để đánh giá kết quả đã đạt được theo Nghị quyết và Quy chế dân chủ trong năm học 2019 – 2020. Đồng thời, hội nghị cũng sẽ triển khai các nhiệm vụ trọng tâm cho năm học mới và ký kết cam kết trách nhiệm giữa Công đoàn và nhà trường, nhằm phát động phong trào thi đua và giải đáp các thắc mắc của cán bộ, viên chức, góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ năm học sắp tới một cách tốt nhất.

Sự thành công của hội nghị hôm nay không thể thiếu sự hiện diện đông đủ của các cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường. Xin trân trọng mời tất cả chúng ta cùng dành một tràng pháo tay chào mừng.

Bầu đoàn chủ tọa và đoàn thư ký

Để buổi Hội nghị cán bộ công nhân viên chức hôm nay được tổ chức hiệu quả, chúng ta cần thực hiện việc bầu chọn đoàn Chủ tọa và đoàn Thư ký cho chương trình.

• Dựa trên kết quả cuộc họp hội ý của Ban Giám Hiệu vào ngày ……….., thay mặt Ban Tổ Chức, tôi xin trình bày danh sách dự kiến cho đoàn Chủ tọa và đoàn Thư ký như sau:

1. Đoàn Chủ tọa: Đề xuất gồm 3 đồng chí:

• Đồng chí ……………. – Hiệu trưởng nhà trường.
• Đồng chí …………….. – Chủ tịch Công đoàn, Phó Hiệu trưởng.
• Đồng chí …………….. – Phó Hiệu trưởng.

2. Đoàn Thư ký: Đề xuất gồm 1 đồng chí:

• Đồng chí …………….. – Giáo viên phụ trách chuyên môn.

Tôi xin đề nghị Hội nghị bày tỏ ý kiến của mình. Nếu không có ý kiến phản đối, xin cho tiến hành biểu quyết (bằng cách giơ tay).

• Ai có ý kiến khác không? (Không có)

Xin chúc mừng các đồng chí được đề cử.

Ngay bây giờ, tôi xin trân trọng mời đoàn Chủ tọa và đoàn Thư ký lên làm việc.

Kính thưa Đoàn chủ tọa và toàn thể Hội nghị, hôm nay, với sự phân công của đoàn Chủ tọa, tôi xin phép được dẫn dắt buổi Hội nghị.

Trước khi đi vào nội dung chính, tôi xin thông qua chương trình làm việc như sau:

1. Hội nghị sẽ nghe báo cáo về kết quả thực hiện Nghị quyết của Đảng, các quy định pháp luật của Nhà nước, quy định ngành và đánh giá việc thực hiện Nghị quyết Hội nghị Cán bộ – Công Chức – Viên Chức, cùng với đánh giá về việc thực hiện các quy chế dân chủ tại trường trong năm học 2019 – 2020.
2. Thông qua các kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho năm học 20.. – 20…
3. Dựa trên các ý kiến tham luận, thảo luận và đóng góp, sẽ có bổ sung cho các bản kế hoạch nhiệm vụ năm học 20.. – 20…
4. Thông qua dự thảo quy chế dân chủ năm học 20.. – 20…
5. Thông qua dự thảo quy chế chi tiêu nội bộ.
6. Thông qua quy chế làm việc và quy tắc ứng xử cho năm học 20.. – 20…
7. Ý kiến tham luận và đóng góp để xây dựng dự thảo quy chế dân chủ và quy chế chi tiêu nội bộ.
8. Hiệu trưởng tiếp thu các ý kiến tham luận từ hội nghị.
9. Thông qua báo cáo tổng kết từ Ban thanh tra nhân dân và cam kết trách nhiệm giữa Công đoàn và nhà trường.
10. Thông qua quy chế phối hợp giữa Công đoàn và nhà trường.
11. Cuối cùng, Hiệu trưởng sẽ phát động phong trào thi đua và thông qua kế hoạch phối hợp giữa nhà trường và Ban chỉ huy Công đoàn cho các nhiệm vụ trong năm học 20.. – 20…

Đó là toàn bộ nội dung chương trình cho buổi Hội nghị hôm nay.

Triển khai các nội dung chính của buổi hội nghị

1. Kính thưa đoàn chủ tọa và toàn thể các đồng chí,– Để bắt đầu phần chính của buổi hội nghị hôm nay, tôi xin trân trọng giới thiệu và mời đồng chí ………… – Hiệu trưởng nhà trường lên trình bày báo cáo về kết quả thực hiện Nghị quyết của Đảng, cũng như các quy định pháp luật của Nhà nước, đồng thời đánh giá việc thực hiện Quy chế dân chủ tại trường trong năm học 20.. – 20… Cùng với đó, đồng chí sẽ triển khai các kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho năm học 20.. – 20… Xin trân trọng mời đồng chí lên trình bày.– Vừa rồi, chúng ta đã nghe đồng chí ………… báo cáo kết quả thực hiện các Nghị quyết của Đảng và đánh giá việc áp dụng Quy chế dân chủ trong năm học 2019 – 2020, đồng thời lắng nghe kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của năm học 20.. – 20…. Tiếp theo, tôi xin mời các đồng chí góp ý cho những nội dung trên. Xin mời hội nghị phát biểu ý kiến.
2. Kính thưa các đồng chí tham dự,– Để đảm bảo thực hiện tốt Quy chế dân chủ trong trường, tôi xin trân trọng giới thiệu và mời đồng chí ………… – CTCĐ – Phó Hiệu trưởng nhà trường lên trình bày dự thảo Quy chế dân chủ và dự thảo Quy chế chi tiêu nội bộ cho năm học 20.. – 20… Xin trân trọng mời đồng chí.
3. Kính thưa các đồng chí,– Chúng ta vừa được nghe dự thảo Quy chế dân chủ và Quy chế chi tiêu nội bộ cho năm học 20.. – 20…. Tiếp theo, tôi mời các đồng chí tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện dự thảo, cũng như các quy định về ứng xử, quy chế làm việc và nội quy của trường. Xin mời hội nghị cùng thảo luận.
4. Xin kính mời đồng chí ………… lên bục để tiếp nhận ý kiến đóng góp và phát biểu ý kiến cho chương trình hội nghị.
5. Kính thưa hội nghị,– Sau một năm thực hiện các hoạt động của Ban thanh tra nhân dân, được bầu chọn tại Hội nghị CB – CC – VC năm học 2019 – 2020, để theo dõi và giám sát các hoạt động của trường, tôi xin trân trọng giới thiệu và mời đồng chí ………… – Trưởng Ban thanh tra nhân dân lên trình bày báo cáo tổng kết hoạt động của Ban trong năm học 20.. – 20… Xin trân trọng mời đồng chí.
6. Kính thưa các đồng chí,– Để chỉ đạo hiệu quả các hoạt động của trường và thực hiện tốt các cam kết giữa Công đoàn và nhà trường, tôi xin giới thiệu và mời đồng chí ………… – CTCĐ nhà trường lên trình bày Quy chế phối hợp giữa Công đoàn và Nhà trường. Xin trân trọng mời đồng chí.– Vừa rồi, hội nghị đã nghe bản cam kết trách nhiệm giữa Công đoàn và nhà trường. Xin mời các đồng chí phát biểu ý kiến về nội dung này.– Sau đó, mời các đồng chí lần lượt ký tên vào bản cam kết mà chương trình đã thông qua. Ban giám hiệu sẽ ký trước, sau đó đến các giáo viên và nhân viên.
7. Kính thưa hội nghị,– Để đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ của năm học 20.. – 20…, tôi xin giới thiệu và mời đồng chí ………… – Hiệu trưởng nhà trường lên phát động phong trào thi đua và trình bày kế hoạch phối hợp giữa Nhà trường và Ban Chỉ huy Công đoàn về các nhiệm vụ trọng tâm của năm học 20.. – 20… Xin trân trọng mời đồng chí.
8. Kính thưa toàn thể cán bộ công nhân viên,– Chương trình Hội nghị cán bộ viên chức năm học 20.. – 20.. đã hoàn tất. Tôi xin giới thiệu và mời đồng chí ………… – Thư ký của hội nghị lên trình bày Nghị quyết của hội nghị. Xin mời đồng chí.– Hội nghị đã xong phần trình bày Nghị quyết. Xin hỏi ý kiến hội nghị có ai muốn phát biểu thêm không? (Nếu không có ý kiến) – đề nghị biểu quyết bằng cách giơ tay. Cảm ơn các đồng chí. 100% thành viên hội nghị đã nhất trí thông qua nghị quyết. Xin mời hội nghị dành một tràng pháo tay để chúc mừng thành công của buổi hội nghị.
9. Bế mạc– Kính thưa các vị đại biểu, thưa toàn thể đồng chí có mặt hôm nay,– Sau khoảng thời gian làm việc khẩn trương và nghiêm túc, hội nghị cán bộ viên chức năm học 20.. – 20.. của trường ………… đã diễn ra và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Chúng ta đã nghe nhiều ý kiến đóng góp quý báu để xây dựng nghị quyết nhằm thực hiện các chỉ tiêu và kế hoạch nhiệm vụ năm học 20.. – 20.. Đến thời điểm này, hội nghị đã thành công tốt đẹp.– Thay mặt Ban Giám Hiệu và Ban Chỉ huy Công đoàn trường, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, giáo viên và nhân viên trong trường. Cuối cùng, xin chúc các đồng chí sức khỏe và gia đình hạnh phúc. Xin trân trọng cảm ơn!

Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chỉ với 7 bước

Sau đây SOKA xin gửi đến các bạn các bước tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và chi tiết nhất:

• Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị
  Trước khi tiến hành lập kế hoạch, điều quan trọng là cần xác định rõ chủ đề của hội nghị. Căn cứ vào các vấn đề hiện tại và mục tiêu dự kiến sau khi hội nghị kết thúc, bạn có thể chọn chủ đề và hình thức tổ chức sao cho phù hợp.
• Bước 2: Lập kế hoạch cho công tác tổ chức hội nghị
  Sau khi đã có chủ đề, việc tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết cho hội nghị. Kế hoạch này cần dựa trên các yếu tố như nội dung chương trình, địa điểm tổ chức, và không gian để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.
• Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị
  Sau khi hoàn thành kế hoạch, bạn cần lên danh sách các công việc cần thực hiện. Những hạng mục quan trọng và tốn thời gian nên được ưu tiên chuẩn bị trước. Đừng quên kiểm tra lại các hạng mục đã chuẩn bị để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo và không thiếu sót.
• Bước 4: Triển khai hội nghị
  Hội nghị sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra. Trong suốt quá trình diễn ra, đội ngũ hỗ trợ sẽ có mặt để giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra trôi chảy và đúng hướng.
• Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị
  Khi hội nghị kết thúc, thông tin quan trọng từ chương trình sẽ được lưu trữ. Doanh nghiệp cần duy trì các mối quan hệ với khách hàng và đối tác bằng cách thực hiện các chương trình chăm sóc hậu mãi để tăng cường sự gắn bó lâu dài.
• Bước 6: Xử lý và tổng hợp thông tin từ hội nghị
  Sau khi hội nghị kết thúc, đội ngũ tổ chức cần tổng hợp dữ liệu và thông tin thu thập được để tạo ra báo cáo tổng kết. Báo cáo này sẽ chỉ ra các vấn đề cần cải thiện, các điểm mạnh, yếu và những biện pháp giải quyết. Đây là tài liệu tham khảo quý giá để định hướng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp.
• Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội nghị
  Bước cuối cùng là đánh giá hiệu quả của hội nghị. Sự thành công được đo bằng mức độ tương tác của khách mời và thông tin thu thập được. Ngoài ra, hiệu quả cũng thể hiện qua việc thảo luận và đưa ra các biện pháp nhằm phát triển doanh nghiệp.

Báo giá chi phí tổ chức hội nghị trọn gói

Chi phí cho một hội nghị trọn gói thường dao động tùy theo quy mô, chủ đề, và hình thức tổ chức. Các khoản chi phí cơ bản có thể kể đến gồm:

1. Chi phí địa điểm
   Đây là khoản chi không thể thiếu, trừ khi tổ chức tại văn phòng công ty. Chi phí địa điểm sẽ dựa trên số lượng người tham gia và khách mời để lựa chọn không gian phù hợp.
2. Chi phí tiệc nhẹ và teabreak
   Đây là phần dịch vụ thường gặp trong các hội nghị, bao gồm trà, bánh, hoa quả, v.v. Tùy vào quy mô và hình thức, mức chi phí này có thể dao động từ 75.000 VNĐ đến 200.000 VNĐ.
3. Chi phí thuê thiết bị hỗ trợ
   Các hội nghị thường yêu cầu thiết bị như màn chiếu, máy chiếu, hệ thống âm thanh, màn LED, v.v. Mức chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và có thể được hỗ trợ bởi địa điểm tổ chức.
4. Chi phí thuê nhân sự setup và hỗ trợ
   Đối với hội nghị lớn, việc thuê nhân sự là cần thiết để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
5. Chi phí khác
   Một số chi phí khác bao gồm:
   • Trang trí, decor hội nghị
   • Setup khu vực chụp ảnh photobooth
   • Thuê đội media làm truyền thông
   • In ấn poster, biển quảng cáo
   • Thuê PG, PB, vũ đoàn biểu diễn, v.v.

          >>>> Tham khảo thêm: Bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp từ A-Z

Soka Media – Đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp uy tín tại Hà Nội

SOKA Media là đơn vị uy tín trong lĩnh vực chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức hội nghị. Với rất nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào mang đến cho bạn các trải nghiệm tuyệt vời và trải nghiệm hài lòng nhất. Đến với SOKA Media, bạn sẽ được hưởng một dịch vụ với :

• Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có chuyên môn cao tư vấn chi tiết, hoàn toàn miễn phí
• Hỗ trợ xây dựng toàn bộ các kế hoạch một cách chi tiết nhất
• Cung cấp cho các khách hàng những địa điểm tổ chức và sự kiện hội thảo chất lượng
• Đáp ứng được tất cả mọi yêu cầu của các khách hàng
• Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, cực kì hiện đại
• Giúp khách hàng lựa chọn các tiết mục biểu diễn văn nghệ theo đúng yêu cầu
• Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo

Tổ chức hội nghị là công việc đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm cũng như công tác chuẩn bị thật là chỉn chu. Do đó, việc thuê được một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện phụ trách sẽ giúp cho chương trình của các bạn diễn ra thành công hơn. Nếu cần tư vấn hoặc là tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi, hãy liên hệ qua hotline: 0986706030 để được phục vụ chu đáo nhất.

                 >>> Gợi ý các địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng nhất tại Hà Nội