Để tổ chức các sự kiện bạn cần phải có khâu chuẩn bị thật kỹ lưỡng để tránh gặp những sai sót khi sự kiện diễn ra. Ở bài viết sau đây SOKA Media sẽ chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện chi tiết giúp bạn có được kinh nghiệm khi tổ chức một sự kiện nào đó. Hãy cùng theo dõi ngay nhé.
Contents
- 1 Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết các bước
- 1.1 Tìm hiểu những thông tin chi tiết về sự kiện
- 1.2 Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
- 1.3 Lập kế hoạch và xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
- 1.4 Phân công nhân sự tham gia trong sự kiện
- 1.5 Sắp xếp và chuẩn bị trang thiết bị cần thiết
- 1.6 Tiến hành tổ chức sự kiện
- 1.7 Kết thúc sự kiện
- 1.8 Quyết toán chi phí tổ chức
- 1.9 Tổng kết và đánh giá sự kiện
- 2 Vì sao nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của SOKA Media?
Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết các bước
Tìm hiểu những thông tin chi tiết về sự kiện
Trước khi lên kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện thì bạn cần nghiên cứu các thông tin một cách chi tiết về sự kiện sắp được tổ chức như:
- Chủ đề chính của sự kiện
- Mục tiêu của sự kiện là gì?
- Thông điệp chung mà sự kiện muốn gửi đến
- Đối tượng, số lượng người tham gia vào sự kiện
- Thời gian và ngân sách dự kiến
- Sự khác biệt của những sản phẩm hoặc dịch vụ đối với đối thủ.
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Muốn tổ chức sự kiện thành công thì bạn cần lên ý tưởng cho sự kiện đó. Ý tưởng sẽ quyết định đến sự thành công và sự ấn tượng của người tham gia. Vậy nên bạn cần có một ý tưởng sự kiện hay và thu hút. Nếu bạn không biết nên lên những ý tưởng như thế nào để thu hút, bạn chỉ cần liên hệ với chúng tôi. Với đội ngũ nhân viên trẻ, mọi ý tưởng tổ chức sự kiện mà chúng tôi đưa ra đều sẽ ấn tượng và thu hút.
Lập kế hoạch và xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
- Lên kế hoạch tổ chức, đưa ra chủ đề, slogan, xây dựng kịch bản, lên timeline cho các đầu mục công việc.
- Lập checklist hạng mục/nhân sự/thiết bị cần dùng.
- Lên bản thiết kế 2D, 3D, phân chia nhân sự.
- Đưa ra những phương án dự phòng về các rủi ro có thể xảy ra để khắc phục nhanh chóng.
- Báo giá chương trình rồi ký hợp đồng với khách.
- Lập bảng dự toán để ước lượng ngân sách.
Phân công nhân sự tham gia trong sự kiện
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện là cần phân công nhân sự tham gia sự kiện. Để sự kiện được diễn ra thành công thì bạn cần bố tri nhân sự một cách hợp lý. Nhân sự phụ trách các đầu mục công việc cần nắm rõ, linh hoạt xử lý nếu có sự cố xảy ra. Một nhân sự chuyên nghiệp là phải biết tập trung vào lĩnh vực mình phụ trách, đồng thời có khả năng giải quyết tình huống và phối hợp hỗ trợ cùng đồng đội nếu cần.
Sắp xếp và chuẩn bị trang thiết bị cần thiết
Trước khi sự kiện được tổ chức khoảng 1 đến 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị thật chu đáo. Tránh mọi sai sót có thể xảy ra gây ảnh hưởng tới sự kiện. Bố trí các trang thiết bị cho sự kiện để xem xét tình hình. Nếu trường hợp thiếu các trang thiết bị hay hỏng hóc, bạn sẽ khắc phục nhanh chóng để kịp ngày sự kiện diễn ra. Tổng duyệt trước khi sự kiện được diễn ra chính thức để kiểm tra các thiết bị có hoạt động ổn hay không.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Tiến hành tổ chức đúng với kế hoạch đã được lên trước đó. Đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng timeline, tiến độ như đã dự đoán trong kế hoạch chi tiết hoặc nếu có chênh lệch thì cũng không nhiều. Luôn sẵn sàng phương án dự phòng, thay thế trong trường hợp có bất ngờ phát sinh.
Kết thúc sự kiện
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện đó là Kết thúc sự kiện. Khi sự kiện kết thúc thì bạn cần thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp và rà soát lại toàn bộ công tác tổ chức. Nghiệm thu dự án. Chăm sóc các khách hàng sau sự kiện.
Quyết toán chi phí tổ chức
Sau sự kiện, bên tổ chức sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp. Lúc này, cần cân đối lại tất cả các chi phí công khai và chi phí ẩn xuyên suốt công đoạn chuẩn bị và tổ chức.
Tổng kết và đánh giá sự kiện
Họp và đánh giá về dự án và nhân sự, nhà cung cấp. Đánh giá xem sự kiện đã diễn ra thành công hay sự kiện chưa thành công với những vấn đề đã diễn ra. Nếu gặp các vấn đề thì cần rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Vì sao nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của SOKA Media?
SOKA Media là lựa chọn lý tưởng cho dịch vụ tổ chức sự kiện. Trước hết, chúng tôi sở hữu một đội ngũ chuyên gia rất giàu kinh nghiệm, đảm bảo mỗi sự kiện đều được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Họ có khả năng tư vấn và thiết kế các ý tưởng sáng tạo, đảm bảo sự kiện của bạn trở thành một trải nghiệm độc đáo và ấn tượng.
Thứ hai, SOKA có mối quan hệ mạng lưới rộng khắp với các nhà cung cấp và đối tác uy tín. Điều này cho phép chúng tôi đảm bảo các dịch vụ chất lượng cao, từ không gian tổ chức cho đến chất lượng quay chụp và nhiều yếu tố khác. Bạn có thể yên tâm rằng mọi khía cạnh của sự kiện sẽ được quản lý một cách tốt nhất và tối ưu nhất.
Thứ ba, SOKA cam kết mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Luôn luôn lắng nghe để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của bạn, từ đó tạo ra một kế hoạch và thực hiện một sự kiện hoàn hảo. Sự tận tâm của đội ngũ chúng tôi chắc chắn sẽ cho bạn một trải nghiệm sự kiện tuyệt vời, xa hơn cả sự mong đợi của bạn.
Bài viết trên đây đã chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện, mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích nhất. Để nhận tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, quý khách hãy liên hệ với qua Hotline: 0986706030 nhé.
