“Ban tổ chức sự kiện gồm có những ai?” là câu hỏi đầu tiên bạn cần đặt ra trước khi chúng ta bắt tay vào công việc sắp xếp công việc và công việc điều phối nhân sự thực thi đúng nhiệm vụ theo các kế hoạch. Hãy cùng tìm hiểu các thông tin thú vị sau đây để có thể hiểu rõ hơn về các cách hoạt động của một Ekip tổ chức sự kiện cùng SOKA Media bạn nhé!
Contents
- 1 Ban tổ chức sự kiện là gì?
- 2 Tầm quan trọng của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
- 3 Ekip tổ chức sự kiện bao gồm những ai ?
- 3.1 Event Coordinator – Nhân viên chuyên điều phối sự kiện
- 3.2 Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
- 3.3 Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng
- 3.4 Event Manager – Quản lý sự kiện
- 3.5 Event Executive – Nhân viên hỗ trợ sự kiện
- 3.6 Director – Đạo diễn sự kiện
- 3.7 Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
- 4 SOKA Media – Đơn vị tổ chức sự kiện với ekip chuyên nghiệp hàng đầu
Ban tổ chức sự kiện là gì?
Ban tổ chức sự kiện là một nhóm người biết cách để điều phối mọi hoạt động của sự kiện sao cho những tiết mục nằm trong chương trình diễn ra được trôi chảy, đúng với các kế hoạch đã thống nhất từ trước.
Các thành viên góp mặt trong Ekip tổ chức sự kiện thì thường có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng ngoại giao rất giỏi để cùng nhau đem lại một hiệu ứng tốt nhất cho các chương trình sự kiện.
Tầm quan trọng của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Việc bố trí nhân sự ở trong tổ chức sự kiện thật sự là rất quan trọng để công ty có thể kiểm soát và có thể điều phối mọi hoạt động được diễn ra đúng với kế hoạch.
Ở bất cứ vị trí phân công nào, thì mỗi nhân sự trong sự kiện sẽ đều nắm vai trò rất quan trọng để làm nên được một sự kiện hoàn chỉnh và sẽ mang tính hiệu quả cao cho một mục đích cuối cùng.
Bất cứ một chi tiết nhỏ nào mà xuất hiện trong chương trình sẽ đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ một sự kiện, thế nên việc phân công các nhân sự kiểm soát tình hình và việc xử lý tình huống khi cần thiết là một điều rất đáng lưu ý.
Về phía ban tổ chức và việc bố trí nhân sự trong các quy trình tổ chức sự kiện nên dựa trên nhiều tiêu chí và có đánh giá khách quan về kinh nghiệm của từng nhân sự.
Đối với các nhân viên có nhiều kinh nghiệm và rất giỏi giải quyết vấn đề thì nên được sắp xếp tại các vị trí quan trọng như sân khấu và bàn điều chỉnh hiệu ứng sự kiện,..,
Ngược lại, đối với các nhân viên chưa có nhiều các kinh nghiệm thì nên giao các nhiệm vụ mang tính đơn giản và cũng không nên quá cao siêu vì họ rất khó có thể kiểm soát hết được.
Ngoài ra, trước khi bắt tay vào thực hiện một sự kiện thì các ekip tổ chức sự kiện cần phải hội họp và sẽ lên kế hoạch chi tiết cho mỗi bộ phận để tránh những rủi ro có thể diễn ra ở trong sự kiện tốt nhất.
Ekip tổ chức sự kiện bao gồm những ai ?
Event Coordinator – Nhân viên chuyên điều phối sự kiện
Event Coordinator là một thành phần rất quan trọng ở trong đội ngũ ekip tổ chức sự kiện bởi vì họ sẽ có trách nhiệm điều phối những bộ phận bên dưới hoạt động đúng với các nhiệm vụ đã giao phó.
Người điều phối sự kiện sẽ luôn chịu áp lực rất lớn bởi vì mọi trách nhiệm đều quy về phía của họ, vậy thế nên việc “căng não” và việc giải quyết tình hình trong lúc các chương trình diễn ra thật sự là rất khắc nghiệt.
Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Có thể nói sự sống còn của mỗi một ekip tổ chức sự kiện đó chính là nhân sự lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi vì chính họ là nhân sự quan trọng khi đưa ra quyết định địa điểm, thời gian và logistic, catering và sẽ có trách nhiệm làm việc với các bộ phận trong đội.
Nhờ có họ, thì người quản lý có thể hình dung được các ý tưởng thực thi sự kiện và điều phối các nhân sự như thế nào để sao cho phù hợp nhất có thể.
Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng
Không kém sự quan trọng, thì Client Service Event Manager là một trong những bộ phận phải có trọng trách giải quyết những vấn đề của khách hàng sao cho sự hài lòng của họ se đạt ở mức trung bình đến tốt nhất.
Tại vị trí này, các phản hồi tiêu cực và tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất để hiệu ứng sau sự kiện để không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Event Manager – Quản lý sự kiện
Khác với nhân sự điều phối, thì quản lý sự kiện làm việc chặt chẽ với những bộ phận để đảm bảo được chương trình diễn ra êm xuôi.
Vai trò của họ rất linh hoạt và cũng có thể phụ trách chỉnh sửa một kịch bản khi cần thiết. Những nhân sự cần hỗ trợ hoặc là sẽ trao đổi công việc có thể liên hệ trực tiếp với các bộ phận này để có một hướng giải quyết công việc tốt nhất.
Event Executive – Nhân viên hỗ trợ sự kiện
Tuy trọng trách không quá nặng nề thế nhưng một sự kiện nếu như thiếu đi sự hỗ trợ của nhóm người này cũng sẽ khiến các khâu thực hiện sẽ gặp trục trặc do không đủ nhân lực.
Nhân viên hỗ trợ sự kiện sẽ không có nhiều yêu cầu về các mặt chuyên môn nhưng bù lại cần phải giỏi lắng nghe và đầu “nhảy số” nhanh khi nghe các lệnh từ bộ đàm của những người quản lý truyền tới và hỗ trợ PG, PB hoặc là MC trong một số việc khác.
Director – Đạo diễn sự kiện
Nếu Event Manager quản lý thì con người thì Director sẽ là người sẽ quản lý các hiệu ứng ánh sáng và âm thanh, màn hình LED,… có ở trong sự kiện thật ấn tượng.
Tại vị trí này, họ cung sẽ còn đảm nhiệm việc thống kế các ngân sách và quản lý sản xuất giữa những bộ phận thiết kế để. Mục đích của các đạo diễn sự kiện đó là đảm bảo các ý tưởng và kịch bản final sẽ được thực hiện xuyên đúng nhất.
Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
Truyền thông sẽ đem lại ý nghĩa rất lớn đối với một sự kiện, vậy thế nên bộ phận quảng bá sự kiện (Marketing) cũng sẽ có mặt trong sự kiện để ghi chép và sẽ bắt lại các khoảnh khắc đắt giá mà lên các ý tưởng truyền thông cho các công ty hoặc khách hàng.
Bộ phận này thì thường đảm nhiệm vai trò giống như một nhân viên hỗ trợ sự kiện khi ra hiện trường. Nhưng sau sự kiện, thì nhân sự ở bộ phận này cũng sẽ thể hiện rất rõ tính quan trọng ở trong việc đem lại giá trị truyền thông cho các Doanh Nghiệp.
SOKA Media – Đơn vị tổ chức sự kiện với ekip chuyên nghiệp hàng đầu
SOKA Media là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở Hà Nội được rất nhiều Doanh Nghiệp tin tưởng và được ưu tiên lựa chọn khi muốn thực hiện một chương trình sự kiện có quy mô hoành tráng, nhiều ý nghĩa.
Về nhân sự, SOKA Media đã rất hãnh diện khi sở hữu đội ngũ Ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có kiến thức chuyên môn và có các kỹ năng giải quyết vấn đề tốt khi bị gặp rủi ro.
Có thể nói, thì sự thành công tính đến bây giờ mà SOKA Media đang có đã đến từ các nhân viên siêng năng, hoạt náo và hết mình vì các công việc trong từng phút giây.
Đặc biệt, các nhân sự trẻ và năng động của SOKA Media sẽ sáng tạo nên những ý tưởng mới, sẽ gây sự ấn tượng đối với các khách hàng khi tham gia vào sự kiện.
Với sức trẻ và nhiệt huyết với nghề, SOKA Media sẽ là đơn vị giúp các bạn có một sự kiện và truyền thông đạt được mục đích tốt nhất! Liên hệ với số điện thoại hotline của SOKA để được tư vấn nhanh nhất: 0986.706.030
