Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm của các thương hiệu, giúp tiếp cần được nhiều khách hàng và nhiều đối tá. Các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội để phát triển hơn.
Theo từ điển tiếng Việt, “sự kiện” được định nghĩa là một sự việc xảy ra mang ý nghĩa quan trọng đối với cuộc sống xã hội và thu hút sự quan tâm từ các phương tiện truyền thông đưa tin như SEAGAMES, Liên hoan Tiếng hát Truyền hình, Cuộc thi Hoa hậu Hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện. Có một số khác hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến tiếp thị và kinh doanh của các doanh nghiệp, bao gồm tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm và nhiều hoạt động khác.
“Sự kiện” (tiếng Anh là “event”) được định nghĩa là một hoạt động có mục đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định, nhằm tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Trong lĩnh vực Marketing, sự kiện được xác định là các hoạt động Marketing liên quan đến việc tổ chức những sự kiện có tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hoặc định vị ưu thế của sản phẩm và thương hiệu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện thực chất là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến một “sự kiện” từ khi nó được hình thành trong ý tưởng cho đến khi kết thúc. Tổ chức này có thể xảy ra trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao và được thể hiện qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, buổi họp báo, triển lãm, lễ hội và mục đích của nó là truyền đạt những thông điệp mà những người tổ chức sự kiện mong muốn công chúng nhận thức.
Ở những nước phát triển sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cơ hội để thu hút sự quan tâm và chú ý của các phương tiện truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Tổ chức thành công có vai trò rất quan trọng đối với việc tiếp thị và truyền thông cho hình ảnh của thương hiệu. Tạo niềm tin cùng với sự ấn tượng với khách hàng.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng như một công cụ tiếp thị và quảng bá, chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo trong quá trình hoạt động. Các doanh nghiệp làm sự kiện có thể nhằm quảng bá sản phẩm, giúp cho nhiều khách hàng biết đến dịch vụ và sản phẩm đang được cung cấp. Đây cũng là một trong những cách mở rộng số lượng khách hàng và tăng lợi nhuận cho nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay.
Một sự kiện thành công sẽ tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Một sự kiện không thành công có thể làm giảm giá trị và ảnh hưởng đến hình ảnh của thương hiệu trong mắt công chúng.
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức các sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó.
Thường thì một sự kiện nhằm đạt được ba mục tiêu chính sau:
Theo đó, sự kiện tổ chức bao gồm nhiều lĩnh vực rộng lớn như:
Xác nhận thông tin về sự kiện mà khách hàng cung cấp về: loại hình và quy mô sự kiện, mục tiêu của sự kiện, đối tượng và số lượng khách mời tham gia, ngân sách tổ chức,…
Lên kịch bản tổ chức sự kiện là yếu tố rất quan trọng góp phần tạo nên sự thành công và diễn ra suôn sẻ cho các sự kiện. Các kịch bản luôn lôi cuốn và thu hút được khách tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên. Các tình huống có thể phát sinh cần dự trù trước và có cách xử lý thật linh hoạt.
Trong quá trình thiết kế phối cảnh 2D, 3D sẽ thấy được cách bố trí và ý tưởng thực hiện sự kiện rõ nhất. Khách hàng sẽ hình dung được toàn bộ sự kiện, màu sắc, các thiết bị, không gian sự kiện có đúng theo nhu cầu của khách hàng không. Giúp quá trình trao đổi, đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
Sau khi khách hàng đã thấy được sự hài lòng khi thấy bản thiết kế phối cảnh. Báo giá sản phẩm chi tiết với khách hàng. Khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại SOKA sẽ nhận được nhiều ưu đãi.
Các quy trình từ tiếp nhận thông tin, lên kịch bản, báo giá và đồng ý chọn SOKA để đồng hành trong các sự kiện. Tiến hành tổ chức sự kiện theo kế hoạch và sẽ dự trù những rủi ro có thể xảy ra và khắc phục một cách nhanh chóng nhất. Để tạo ra một sự kiện hoàn hảo nhất.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp xin vui lòng liên hệ tới số điện thoại hotline 0968898323 để được tư vấn chi tiết nhất mọi khâu thực hiện sao cho tối ưu và hiệu quả nhất.
Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang đến nhiều sự thành công hơn cho sự kiện. Dưới đây sẽ là lí do tại sao bạn nên lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp.
Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm hơn, sự kiện sẽ được diễn ra trơn chu và ấn tượng nhất. Dù lớn hay nhỏ thì các sự kiện đều cần tổ chức chuyên nghiệp. Trong suốt quá trình thực hiện sẽ có nhiều khâu cần chuẩn bị thật tốt. Mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng nhất nhằm đưa ra một sự kiện từ lý thuyết đến hiện thực.
Các đơn vị làm sự kiện đều có thể thực hiện thành công một sự kiện dựa vào khoản ngân sách mà khách hàng đưa ra. Đồng thời các đơn vị tổ chức sẽ có sẵn các thiết bị đi kèm hoặc có các mối quan hệ thân thiết với các đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện (hoặc thậm chí kiêm luôn như SOKA). Quý khách hàng sẽ được tận hưởng mức giá vô cùng hấp dẫn. Vừa có thể tiết kiệm nhiều chi phí lại có thể tiết kiệm được thời gian. Không cần phải tốn thời gian để đi tìm các đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện ngoài.
Quản lý được rủi ro là yếu tố rất quan trọng để một sự kiện diễn ra thành công. Trong khi các sự kiện luôn tiềm ẩn các rủi ro lớn nhỏ khác nhau. Nếu tự tổ chức sẽ khó mà quản lý chặt chẽ được cho nên cần các đơn vị có nhiều kinh nghiệm. Các đơn vị này với kinh nghiệm xử lý nhiều sự kiện sẽ có phương án ứng phó kịp thời những rủi ro có thể xảy ra.
Có thể nói rằng các đơn vị làm sự kiện chuyên nghiệp luôn có các mối quan hệ mật thiết với nhiều lĩnh vực, nhất là với các cơ quan truyền thông. Chính vì vậy mà hình ảnh, thương hiệu của bạn sẽ được quảng bá rộng rãi hơn, chuyên nghiệp hơn.
Tiêu chí đầu tiên mà các doanh nghiệp cần xem xét mỗi khi chọn lựa được công ty tổ chức sự kiện đó là kinh nghiệm và năng lực. Thực tế thì các yếu tố về số lượng, chất lượng, hiệu quả của các sự kiện phản ánh rất nhiều về năng lực đơn vị tổ chức.
Các doanh nghiệp cũng cần chú ý và kiểm tra kỹ về hồ sơ và tài liệu của đơn vị đó để xác minh có chính xác hay không. Đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả như thế nào? Một công ty tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang đến cho các doanh nghiệp, tổ chức những sự kiện đẹp và thành công nhất.
Khi lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện có chuyên môn cao là rất quan trọng. Một đơn vị trẻ trung, thiên về sáng tạo tổ chức một hay nhiều sự kiện có chu toàn hay không? Hay là một đơn vị có kinh nghiệm làm lâu năng nhưng ít cập nhật, hay có tổ chức được game show bùng nổ hay không? Đây là những điều mà các doanh nghiệp muốn có được sự kiện chỉnh chu và thành công cần phải chú ý. Vậy nên cần lựa chọn được đơn vị có chuyên môn cao về lĩnh vực mà doanh nghiệp muốn tổ chức.
Có được một khâu chuẩn bị tổ chức các sự kiện đòi hỏi một đơn vị phải hiểu biết với các cơ quan chính quyền, truyền thông. Khi muốn tổ chức tại một địa điểm nào đó thì đơn vị cần nắm được quy trình, các thủ tục làm việc thực tế để có thể xin giấy phé từ phía chính quyền
Các đơn vị có uy tín sẽ được cơ quan chính quyền tin tưởng thì thời gian để xin giấy phép sẽ dễ dàng hơn, không mất nhiều thời gian. Cũng tương tự như vây, đơn vị nào có nhiều mối quan hệ với các đài, báo, công ty truyền thông tốt thì việc quảng bá cho sự kiện cũng sẽ thuận lợi và giảm bớt những khó khăn.
Giống với lĩnh vực chuyên môn thì các đơn vị tổ chức sự kiện cần có phong cách làm việc chỉnh chu. Đối với bất kỳ một đối tác nào cũng vậy, sự “hợp nhau” sẽ giúp hai bên hợp tác suôn sẻ hơn. Đạt hiệu quả hơn cho sự kiện sắp được tổ chức.
Quá trình tổ chức một sự kiện sẽ cần phải huy động nhiều dịch vụ khác nhau như: thuê, lắp đặt các thiết bị sự kiện sân khấu, âm thanh, ánh sáng… Nếu đơn vị có thể cung cấp trọn gói nhiều dịch vụ sẽ giú đơn vị dễ quản lý và kiểm soát hơn.
SOKA Media với nhiều năm kinh nghiệm về tổ chức các sự kiện sẽ mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và hoàn hảo nhất. Hiện tại, chúng tôi hoạt động chính trong các lĩnh vực
Với đội ngũ nhân viên được trang bị đầy đủ trang thiết bị và duy trì sự chuyên nghiệp trong giờ làm việc, tư thế và tác phong, SOKA tạo ra môi trường làm việc năng động và sáng tạo, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để công ty phát triển và mang lại lợi ích tốt hơn cho khách hàng.
Với cam kết đặt khách hàng lên hàng đầu, SOKA luôn đảm bảo tiến độ hoàn thành sản phẩm và tuân thủ lịch hẹn, đồng thời tận tâm phục vụ khách hàng với thái độ vui vẻ và nhiệt tình nhất. Hãy trải nghiệm những dịch vụ toàn diện nhất và nâng cao giá trị thương hiệu tối đa tại SOKA
Ý tưởng hay chủ đề để tạo ra một sự kiện quyết định tới sự thành công của sự kiện đó. Một buổi tổ chức của đơn vị chuyên nghiệp phải có chủ đề hấp dẫn, thu hút được nhiều đối tượng tham gia. Các ý tưởng phải độc đáo, mới lạ, có sự sáng tạo sẽ dễ lấy được sự chú ý của khách mời hơn.
Sau khi đã xác định xong chủ đề, một kịch bản hợp lý. Tiếp đến là chú trọng vào thời gian, địa điểm để tổ chức các sự kiện. Thời gian diễn ra khi nào, địa điểm nào là phù hợp nhất, thuận tiện đi lại cho khác mời. Vậy nên hai yếu tố này cần được bàn bạc thật kỹ.
Một sự kiện có các hình ảnh độc đáo mang được dấu ấn riêng đối với khách mời tham gia. Cho nên khi tổ chức các sự kiện thì doanh nghiệp cầm thiết kế hình ảnh nổi bật. Tạo ra những hiệu ứng mạnh mẽ ngay từ ánh nhìn đầu tiên.
Trong một sự kiện sẽ rất may mắn nếu như được diễn ra một cách trơn tru và thành công. Tuy nhiên thì không phải lúc nào các doanh nghiệp cũng gặp may mắn như vậy. Cho nên cần có các kịch bản và dự trù các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Để có thể khắc phục nhanh chóng và dễ dàng nhất.
