Sự kiện quy mô dù lớn hay là nhỏ thì đều sẽ cần phải lập kế hoạch tổ chức. Kế hoạch càng chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện sẽ càng thuận lợi và sẽ ít phát sinh. Dưới đây là 12 bước xác lập kế hoạch giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và được hiệu quả nhất.
Contents
Kế hoạch tổ chức sự kiện nghĩa là gì?
Kế hoạch để tổ chức sự kiện (Event planning) là quá trình lên các kế hoạch chi tiết các công việc sẽ cần thực hiện một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể theo một trình tự nhất định dựa trên các chủ đề, mục đích, ngân sách và khác nhau của sự kiện. Đó có thể là một sự kiện online, offline hoặc là kết hợp cả hai hình thức.
Quá trình lên kế hoạch bao gồm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau ở tất cả những giai đoạn của sự kiện như tìm kiếm địa điểm tổ chức hay là tìm kiếm nhà tài trợ và truyền thông cho sự kiện,…
Vai trò của một bản kế hoạch tổ chức sự kiện
- Sử dụng và tận dụng hiệu quả nguồn lực có sẵn: Giúp công ty và cá nhân tổ chức sự kiện cũng sẽ nắm bắt được hệ thống và những chi tiết các công việc, hạng mục ở trong sự kiện.
- Chủ động trong công việc sắp xếp thời gian: Xác định được các quy tình, thời gian chuẩn bị, những khâu triển khai công việc, giúp đảm bảo tiến độ.
- Chủ động điều phối và cập nhật tiến trình: Thuận lợi cho các thao tác: chuẩn bị, vận hành, kiểm tra và đánh giá tiến độ của sự kiện.
- Kiểm soát và hạn chế tối đa sự cố: Chuẩn bị kế hoạch để tổ chức sự kiện sẽ giúp hạn chế rủi ro đó. Bạn sẽ chủ động có thể giải quyết và sẽ phản ứng nhanh chóng hơn.
12 bước xác lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu tổ chức sự kiện
Việc xác định được mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch được chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm được thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới một mục đích chính cuối cùng.
- Bước 2: Xác định khách mời và khán giả tham gia
Tuỳ theo mục đích và mục tiêu sự kiện muốn đạt được, thì ta sẽ có các đối tượng tham gia khác nhau. Cần khoanh vùng và rất cần chọn lọc các đối tượng phù hợp để sự kiện để đạt hiệu quả tối đa.
- Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề xuyên suốt của sự kiện
Thông điệp cần ngắn gọn và súc tích nhưng vẫn bao hàm được hết các nội dung bạn muốn truyền tải đến tất cả mọi người. Một thông điệp sâu sắc cũng sẽ gây được ấn tượng và tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.
- Bước 4: Xác định được thời gian tổ chức và địa điểm tổ chức
Bạn cần xác định xem sẽ cần bao nhiêu thời thời gian để có thể chuẩn bị cho sự kiện? Thời điểm nào sẽ thu hút được rất đông đảo đối tượng sự kiện sẽ hướng tới? Địa điểm là yếu tố mang tính quyết định thành công của sự kiện. Khi lựa chọn, các bạn cần cân nhắc đến những vấn đề: giao thông, môi trường và thời tiết,v.v
- Bước 5: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Nó sẽ phụ thuộc vào các hạng mục và công việc của sự kiện. Tuỳ vào các mục đích và điều kiện mà các bạn sẽ đưa ra mức ngân sách thích hợp.
- Bước 6: Phân công nhân sự thực hiện các khâu
Nhân sự chính là một yếu tố nòng cốt để quyết định sự kiện có thành công hay không. Một đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên môn giỏi, giàu kinh nghiệm sẽ luôn đưa ra các ý tưởng tuyệt vời và là yếu tố mấu chốt đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.
- Bước 7: Thiết lập mối quan hệ đối tác & nhà tài trợ
Việc xác định và có thể thiết lập quan hệ với những đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến chính sự thành công của sự kiện do đó các bạn không nên bỏ qua bước này khi bạn lên kế hoạch tổ chức.
- Bước 8: Xây dựng kịch bản và timeline chi tiết cho sự kiện
Sau khi hoàn thành những bước trên, việc các bạn cần làm tiếp theo để tạo nên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện thật hoàn hảo là lên timeline và xây dựng kịch bản cho các chương trình. Cụ thể, cần phân chia thời gian và lên nội dung cho từng phần của sự kiện sao cho hợp lý nhất.
- Bước 9: Xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện truyền thông
Bạn sẽ không thể đạt được mục đích đó là truyền tải thông điệp nếu như không quảng bá sự kiện đến công chúng. Tùy vào loại hình và tùy vào mục đích cụ thể của từng sự kiện mà các bạn sẽ có kế hoạch quảng bá sẽ khác nhau.
- Bước 10: Triển khai kế hoạch và giám sát tiến độ tổ chức
Đây là khâu quan trọng nhất ở trong quá trình lập kế hoạch để tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Bạn cần phải kiểm soát được tất cả những khâu, đảm bảo tất cả chúng đều sẽ diễn ra đúng tiến độ.
- Bước 11: Tổng duyệt và lên phương án quản trị rủi ro
Việc tổng duyệt cũng như là một bản nháp của sự kiện chính, sẽ giúp bạn làm quen với kịch bản, để tránh bỡ ngỡ và xảy ra các sai sót khi mà chương trình chính thức diễn ra.
- Bước 12: Đánh giá, rút kinh nghiệm
Những buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp các doanh nghiệp sẽ có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, giúp rút ra kinh nghiệm tổ chức trong những sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng những sự kiện, cải thiện mức độ uy tín và sự chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp.
Bạn được gì khi lựa chọn SOKA Media?
- Lựa chọn SOKA Media, bạn sẽ được tư vấn lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện, sẽ mang đến cho các khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và được chỉn chu nhất. Chúng tôi luôn nỗ lực giúp khách hàng xây dựng kịch bản chương trình đầy ý nghĩa và ấn tượng, tạo được tiếng vang với các khách mời và công chúng.
- SOKA hỗ trợ trang trí sự kiện và setup sân khấu theo đúng chủ đề lựa chọn. Cung cấp hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại với chất lượng âm thanh ánh sáng sẽ tốt nhất, đảm bảo đẳng cấp và chất lượng cho các sự kiện quy mô lớn, những tiết mục chương trình hoành tráng.
- Ngoài ra, là một agency sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi cũng cung cấp đa dạng dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện bao gồm: MC, ca sĩ, vũ đoàn, band nhạc,… Giúp các quý khách hàng xây dựng một chương trình có quy mô và hiện đại.
- Xây dựng menu tiệc phong phú: Với kinh nghiệm lâu năm và mạng lưới đối tác với nhiều nhà hàng có tiếng, SOKA Media sẽ tư vấn và cung cấp một menu tiệc phong phú, chất lượng đảm bảo phù hợp với rất nhiều loại hình các sự kiện khác nhau.
Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và hết sức tận tâm với nghề, giàu tính sáng tạo và nhạy bén, SOKA tự tin là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại miền Bắc nói riêng và tại Việt Nam hiện nay. Chúng tôi đảm bảo sự kiện của các bạn luôn diễn ra một cách được hoàn hảo và thành công nhất với bản kế hoạch tổ chức sự kiện được nghiên cứu và xác lập dành riêng cho từng khách hàng.
