Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị hội thảo là một hoạt động thường niên rất quen thuộc đối với bất kì công ty hay một doanh nghiệp nào. Muốn tổ chức được một chương trình hội nghị hội thảo hấp dẫn và gây ấn tượng, việc đầu tiên các bạn cần lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể và thật chi tiết.

Các bước chi tiết kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Xác định được mục tiêu và chủ đề của chương trình

Xác định mục tiêu và các mục đích cần đạt sau khi tổ chức hội nghị hội thảo được xem là bước đi đầu tiên, đó chính là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả những hoạt động về sau.

Lên ý tưởng để tổ chức hội nghị, hội thảo

Từ mục tiêu và yêu cầu cần phải đạt được sau mỗi chương trình, thì người tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp cũng cần phải xây dựng nội dung cụ thể và chi tiết cho một buổi tổ chức hội thảo hội nghị. Đối với tổ chức các chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và các nội dung khai thác đến cũng khác nhau.

Xác định được nơi tổ chức và thời điểm tổ chức

Về thời gian tổ chức, đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần chọn thời điểm tổ chức hợp lý và đảm bảo số người tham dự có thể tham gia.

Về địa điểm tổ chức, các bạn phải lưu ý kĩ về nơi tổ chức hội nghị hội thảo. Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo tầm cỡ quốc tế phải đảm bảo phù hợp với số lượng người đã đăng kí tham gia, đối tượng tham gia cũng sẽ phải đảm bảo an ninh, dịch vụ tốt và thuận tiện đi lại,…

Lên danh sách khách mời tham dự

Những chuyên gia và các khách mời trong buổi hội thảo chính là các yếu tố góp phần làm nên sự uy tín và sự thành công của sự kiện. Do đó, các bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp và nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà chính nội dung buổi hội thảo hướng đến.

Xây dựng kịch bản dành cho chương trình

Căn cứ vào mục tiêu và nội dung chủ đề của hội nghị, những ý tưởng tổ chức hội nghị sẽ được sáng tạo sao cho được phù hợp nhất. Hiện nay, đa số các hội nghị thường được tổ chức đan xen với những hoạt động giải trí, văn nghệ và các mini game kết nối nhằm thu hút sự các chú ý và gây được ấn tượng với các khách mời

Khi xây dựng các ý tưởng và kịch bản tổ chức, sự sáng tạo là yếu tố quan trọng hàng đầu để mang đến nội dung chương trình hội nghị/hội thảo hấp dẫn và sẽ mang đậm dấu ấn doanh nghiệp.

Dự trù kinh phí dành cho việc tổ chức

Ở bước này, các bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo thật chi tiết, rành mạch. Nếu dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ở mức ít hơn so với phần kinh phí thực tế, các công tác chuẩn bị và tổ chức sẽ rất dễ bị rơi vào tình trạng khủng khoảng.

Xây dựng các chiến lược marketing sự kiện

Công tác truyền thông dành cho hội nghị cũng là một yếu tố cần phải được chú trọng. Với hoạt động này, các bạn cần tiến hành qua những giai đoạn trước sự kiện – trong sự kiện và sau sự kiện.

Bám sát kịch bản khi sự kiện hội thảo, hội nghị diễn ra

Khi tổ chức hội nghị, thì người làm công tác tổ chức cần phải bám sát kịch bản để có những quyết định và các chỉ đạo chính xác nhằm mang đến cho chương trình hội nghị chuyên nghiệp nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần theo sát các hoạt động về tiến độ công việc và thái độ làm việc của tất cả các bộ phận để mọi công việc để hoàn thành một cách tốt nhất.

Chuẩn bị quà lưu niệm cho mỗi khách mời

Với mỗi sự kiện kể cả quy mô lớn hay là nhỏ, sự thành công nhất của một buổi tiệc chính là khiến các khách mời có ấn tượng sâu sắc về chương trình đó. Một trong những cách khiến các khách hàng nhớ về sự kiện đó chính là chuẩn bị các món quà nho nhỏ thể hiện sự hiếu khách.

Tổng kết và đánh giá về hội thảo, hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị, thì cần bố trí đội PG lễ tân hướng dẫn khách ra về và gửi lời cảm ơn, gửi quà tặng đến khách mời đã tham gia sự kiện. Sau đó, thì đội ngũ hậu cần sẽ nhanh chóng thu dọn các thiết bị và dọn dẹp vệ sinh để bàn giao mặt bằng. Một cuộc họp và tổng kết sau sự kiện để nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm sau hội nghị cũng cần phải được tổ chức để những chương trình hội nghị sau này sẽ được chuyên nghiệp hơn.

Những yếu tố cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Nhân sự

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn nguồn nhân sự phục vụ sự kiện sao cho vừa đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp, vừa đảm bảo đủ số lượng để thực hiện trôi chảy nhiều công đoạn khác nhau trong sự kiện.

Trang thiết bị

Đây là công cụ rất quan trọng, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng các kế hoạch, tăng tính chuyên nghiệp và sự uy tín cho doanh nghiệp. Chuẩn bị thiết bị sự kiện thường khá tốn kém về mặt chi phí, do đó các doanh nghiệp nên thuê bộ trang thiết bị từ các đơn vị tổ chức sự kiện để tối ưu chi phí hơn.

Duyệt chương trình

Việc chạy thử sự kiện giúp cho doanh nghiệp lường trước được những tình huống có thể phát sinh và giúp xây dựng giải pháp, điều chỉnh nếu có điểm không phù hợp.

Dự phòng rủi ro

Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần lên kế hoạch dự trù cho các rủi ro có thể xảy ra thật chi tiết và thật đẩy đủ, sau đó đưa ra phương án giải quyết đảm bảo xử lý thật chính xác vấn đề và tiếp tục diễn ra sự kiện.

Nếu các bạn có thắc mắc về quy trình tổ chức hội nghị cũng như đang có nhu cầu muốn đặt tiệc, đặt khán phòng hội nghị thì hãy để lại thông tin liên hệ cho agency sự kiện SOKA Media. Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất. Hoặc liên hệ qua số hotline: 0986706030 để được tư vấn nhanh nhất!