Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Sự Kiện: Lời Khuyên Từ Chuyên Gia

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính là một bước rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của mỗi sự kiện. Hãy cùng khám phá các bước để lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả ở trong bài viết này cùng SOKA Media nhé!

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là việc gì?

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đó là việc ước lượng chi phí của tổ chức sự kiện cho mỗi công việc sắp diễn ra để có thể chuẩn bị, dự trù và để xin kinh phí. Nếu có các công việc chưa được ghi trong kế hoạch thì bạn cũng có thể triển khai dựa vào việc chi tiêu.

Hướng dẫn các bước xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Giai đoạn 1: Nghiên cứu và có thể nắm bắt được kế hoạch tổ chức sự kiện

Trước khi lập bảng dự trù kinh phí dành cho sự kiện, các bạn cần nghiên cứu và nắm chắc kế hoạch tổ chức sự kiện và những điều gì cần chuẩn bị. Giúp cho người lập chủ động về kinh phí và về ngân sách cho mỗi hạng mục là bao nhiêu.

Giai đoạn 2: Tổng hợp và có thể liệt kê tất cả những hạng mục

Người lập bảng dự trù kinh phí sẽ cần sắp xếp các sự kiện và đưa ra các hạng mục cần thiết đi kèm theo.Tất cả đều phải được xác định được rõ số lượng và kinh phí dự trù.

Giai đoạn 3: Lên danh sách về kinh phí dự trù cho các rủi ro phát sinh

Hãy cố gắng tính toán và các dự đoán những rủi ro có thể xảy ra ở trong quá trình tổ chức sự kiện để dự trù được một khoản kinh phí phù hợp.

Giai đoạn 4: Tính tổng kinh phí sau khi đã dự trù

Sau khi hoàn thành được bảng dự trù kinh phí cho một sự kiện và lúc trước khi trình lên cấp trên và người lập bảng cần tính tổng chi phí cần dự trù cho cả sự kiện, bao gồm cả chi phí cho những rủi ro có thể phát sinh.

Những chi phí dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cơ bản mà các bạn cần biết

Kinh phí dành cho địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí đầu tiên đó là chi phí thuê địa điểm và tùy thuộc vào quy mô và cả số lượng người tham dự mà các bạn có thể chọn địa điểm sao cho phải phù hợp.

Kinh phí cho thiết bị, âm thanh và ánh sáng

Những thiết bị được chuẩn bị cho sự kiện thì thường khá nhiều, bao gồm những thiết bị về âm thanh, ánh sáng và về trang trí. Chi phí thiết bị, âm thanh và ánh sáng thường chiếm 30 đến 60% tổng chi phí của mỗi sự kiện.

Chi phí tiệc trong sự kiện

Khoản chi phí cho các bữa tiệc trong sự kiện đó là một khoản chi phí tổ chức sự kiện phổ biến trong hầu hết những chương trình. Khoản chi phí này thì thường chiếm 25 đến 40% tổng ngân sách của mỗi sự kiện.

Kinh phí dành cho nhân sự tổ chức sự kiện

Để tạo nên một sự kiện được thành công, yếu tố nhân sự sẽ là không thể thiếu. Do đó, khoản chi phí cho nhân sự sự kiện sẽ là cần thiết để tạo nên được một chương trình chuyên nghiệp.

Chi phí thuê nhân công và các nguyên vật liệu sản xuất

Đối với những sự kiện chú trọng sự sáng tạo, đột phá và sự độc đáo, công việc trang trí và xây dựng concept cũng rất được chú trọng. Giúp sự kiện sẽ trở nên mới lạ và ấn tượng hơn.

Chi phí cho những tiết mục giải trí

Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp sẽ cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc và tiền công cho người biểu diễn và các diễn giả. Khoản chi phí này thì thường chiếm 10 đến 20% tổng chi phí.

Chi phí dành cho quản lý sự kiện

Chi phí quản lý sự kiện đó là chi phí mà các đơn vị tổ chức bỏ ra để thuê đơn vị chuyên trách giúp đảm bảo được tiến độ cho chương trình.Chi phí này thì thường chiếm 5 đến10% tổng chi phí và rất cần thiết để có thể giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

Kinh phí dự trù cho các phát sinh của sự kiện

Không có điều gì là hoàn hảo 100%, kể cả với các sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng. Sự cố bất ngờ sẽ luôn có thể xảy ra mọi lúc nên việc có một khoản kinh phí dự trù là rất cần thiết.

Trên đây SOKA Media đã thông tin đến bạn cách dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn vẫn lên được bảng dự trù hay bạn đang có nhu cầu muốn tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với SOKA để được tư vấn và lên kế hoạch bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết qua hotline: 0968898323

>>> Xem thêm: Muốn tổ chức sự kiện cần những gì ?