Giúp các khách hàng có thể dự trù chi phí tổ chức sự kiện một cách được đầy đủ và chính xác nhất, thì các đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định được các chi phí sẽ phát sinh trước và trong và sau sự kiện. Để có thể tính toán chính xác những hạng mục cần thiết để phù hợp với các chi phí tổ chức sự kiện. Cùng SOKA Media tìm hiểu về các hạng mục giá tổ chức sự kiện cơ bản nhất sẽ có trong một quy trình tổ chức sự kiện nhé!
Contents
Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Đia điểm sẽ được phân loại ra gồm:
- Địa điểm do công ty tự chuẩn bị: Nằm trong phạm vị công ty hoặc công ty đã xin phép được tổ chức ở trên địa điểm nào đó).
- Địa điểm thuê: Đây chính là địa điểm phải trả tiền phí thuê để thực hiện sự kiện.
Như vậy, tổng quan lại các chi phí địa điểm gồm có:
- Chi phí đặt cọc tại địa điểm tổ chức sự kiện
- Chi phí về các loại bảo hiểm (bảo hiểm về an toàn lao động hay là bảo hiểm khi tham gia sự kiện)
- Chi phí dành cho thuê cho bãi đỗ xe (nếu có)
Chi phí xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện
Để tổ chức được một sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, điều đó sẽ thể hiện bằng giấy phép để tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết những quy định này, cũng như là không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà thời điểm hiện nay, việc xin cấp giấy phép để tổ chức sự kiện của rất nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn và thời gian kéo dài, chi phí rất tốn kém.
Chi phí sản xuất
Về phần các chi phí mua đồ dùng để sản xuất cũng vô cùng quan trọng. Cần lập các kế hoạch chi tiết về các nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất những phụ kiện trang trí cũng như những dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Phần mức giá tổ chức sự kiện này sẽ chiếm 10 -15 % chi phí của sự kiện.
Chi phí thuê các nhân sự phục vụ
Chi phí thuê các nhân công thi công lắp ráp những hạng mục, trang trí, làm thiết bị trang trí đạo cụ cũng chính là phần không thể thiếu. Ngoài ra, tùy từng sự kiện còn cần sự tham gia của MC, PG-PB, ca sĩ, vũ đoàn, ban nhạc… Việc cân nhắc phần kinh phí tổng và các quy mô của dự án để thực hiện để thuê nhân công một cách hợp lý.
Xem thêm: Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện – Giá thuê siêu ưu đãi 2023
Chi phí đạo cụ
Âm thanh, ánh sáng, nhà giàn, bàn ghế, phông trang trí chất lượng tốt sẽ giúp bạn thu hút khách tham dự hơn. Với hạng mục này sẽ đầu tư chi phí cho một hệ thống LED tốt và các giàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu quả sẽ hơn mong đợi. Phần ngân sách chi cho trang thiết bị sự kiện này sẽ thường khá lớn, tùy theo quy mô sẽ chiếm khoảng 30-60% trên tổng chi phí của sự kiện.
Xem thêm: Báo giá cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện tốt nhất Hà Nội 2023
Chi phí tiệc sự kiện
Hạng mục tiếp theo cần chi tiền đó là tiệc sự kiện. Quý khách hàng và quý công ty có thể lựa chọn về thực đơn và đơn vị cung cấp như các nhà hàng hay quán ăn… Nếu những chương trình có dùng tiệc thì đây cũng chính là phần chi phí không hề nhỏ ở trong chương trình, giá tổ chức tiệc sẽ dao động từ 30-50% tổng các chi phí của sự kiện.
Chi phí quản lý sự kiện
Để sự kiện đúng tiến độ, sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro cần có 1 người quản lý hoặc là một đơn vị chuyên trách. Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ các quá trình tổ chức sự kiện. Phí quản lý sẽ thường được tính theo đơn vị phần trăm, sẽ chiếm từ 3-10% của một chương trình sự kiện.
Chi phí tổ chức các tiết mục giải trí
Chí phí những hoạt động giải trí doanh nghiệp cần phải trao đổi trước với các nhà tổ chức sự kiện về kinh phí để chúng tôi có thể tư vấn các phương án tốt nhất. Mức phí này sẽ có sự chênh lệch rất lớn phụ thuộc vào loại hình tiết mục giải trí. Ví dụ, thuê ca sĩ hát sự kiện là sao hạng A nổi tiếng có thể sẽ có phí book cao hơn đến 10 lần so với thuê ca sĩ giá rẻ chuyên hát sự kiện.
Chi phí dự phòng phát sinh
Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng nguồn ngân sách cho những sự cố bất ngờ thì nên chiếm ít nhất 5-10% tổng nguồn ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng sẽ tùy thuộc vào loại sự kiện và cả quy mô và cả hình thức tổ chức sự kiện.
Trên đây, SOKA Media vừa giúp quý vị liệt kê 9 loại chi phí cần thiết khi tổ chức một sự kiện. Hy vọng bài viết sẽ là nguồn tư liệu tham khảo hữu ích giúp quý khách dự trù ngân sách cần thiết cho các chương trình và hoạt động của cá nhân và doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0986706030 để được tư vấn, lên kế hoạch và báo giá tổ chức sự kiện phù hợp nhất theo yêu cầu của bạn!
