Tổ chức khai trương

Tổ chức khai trương là cột mốc quan trọng của tất cả công ty và doanh nghiệp với hy vọng một sự phát triển thịnh vượng sau này. Để chương trình có thể diễn ra thuận lợi thì bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng ở các khâu chuẩn bị. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng được thành công? Cùng những chuyên gia của SOKA Media tìm hiểu ngay nội dung câu trả lời cho vấn đề này tại bài viết dưới đây.

Tổ chức khai trương cửa hàng là sự kiện gì?

Lễ khai trương (Grand Opening) là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp đánh dấu sự ra mắt cửa hàng và công ty hoặc thương hiệu mới sẽ đến mọi người. Mục đích của một buổi lễ khai trương cửa hàng nhằm mong cầu sự may mắn đến với chính cửa hàng, buôn bán phát đạt và sẽ đạt được thành công như ý.

Những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi tổ chức khai trương

• Chọn thời gian khai trương: Thời điểm khai trương sẽ được cho là rất quan trọng đối với những người châu Á như Việt Nam ta. Trong những ngày này, thì người chủ cần phải lựa chọn ngày khai trương tốt vì họ tin rằng điều này cũng sẽ mang lại may mắn.
• Chọn ngày khai trương hợp tuổi gia chủ: Thứ nhất, ngày tốt sẽ được định nghĩa là ngày hợp với độ tuổi của người chủ cơ sở kinh doanh hoặc công ty. Tránh các ngày tam nương trong hàng tháng âm lịch như mùng 3, mùng 7, 13, 18, 22 và 27.
• Bố trí địa điểm khai trương: Công tác chọn lựa và bố trí địa điểm diễn ra lễ khai trương cửa hàng cũng rất quan trọng. Cần phải chú ý đến dự báo thời tiết nếu như dự định làm sân khấu ngoài trời, điều này giúp buổi lễ sẽ được diễn ra suôn sẻ.
• Xác định quy mô lễ khai trương: Xác định quy mô lớn hay là nhỏ giúp bạn có thể lên kịch bản và các công tác chuẩn bị được tốt nhất.
• Xác định khách mời tham dự: Việc thiếu sót trong việc lên danh sách mời sẽ dễ gây mất thiện cảm và sẽ ảnh hưởng đến việc làm ăn về sau.
• Dự trù kinh phí tổ chức: Việc xác định mức kinh phí khá quan trong, từ đó bạn có thể cân dối chi phí sản xuất một chương trình khai trương ở mức phù hợp với nhu cầu của các khách hàng.

Doanh nghiệp có nên tự tổ chức khai trương không?

Nhìn vào những gì SOKA Media đã liệt kê ở trên, thì có lẽ các bạn đang khá bối rối nghĩ đến cảnh mình sẽ tự tổ chức một buổi lễ khai trương. Nếu chưa có kinh nghiệm thì thời gian tìm hiểu ít, bạn tất bật chuẩn bị cho hoạt động kinh doanh sắp tới,… Thì các bạn cần tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương.

Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng trọn gói đang phát triển nhanh chóng ở hiện tại. Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ vẫn đang không ngừng sáng tạo, chuyên nghiệp hơn để có một buổi khai trương của các bạn diễn ra suôn sẻ, thành công.

Các dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại SOKA Media

• Khai trương siêu thị: Đối với các siêu thị, thì chi nhánh siêu thị mới mở, khai trương cũng sẽ đặc biệt được chú trọng và được truyền thông rộng rãi tới công chúng trước khi sự kiện diễn ra.
• Khai trương cửa hàng: Khai trương cửa hàng thì thường được lựa chọn cho các doanh nghiệp, đơn vị, cửa hàng nhỏ hoặc là vừa với mục đích thông báo cho các khách hàng về sự có mặt của họ ở trên thị trường.

• Khai trương nhà hàng: Để khai trương nhà hàng được thành công, các bạn cần nắm rõ các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương. Đó có thể là các chương trình khuyến mãi về giá món ăn hay là món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn và điểm check in tại cửa hàng nhận chiết khấu.
• Khai trương văn phòng: Khai trương văn phòng và công ty thường là một buổi lễ khai trương có quy mô nhỏ và là một dip để giúp bạn quảng bá thương hiệu và độ phủ của doanh nghiệp.
• Khai trương showroom: Tùy vào quy mô, các tính chất của showroom mà các bạn có thể yêu cầu các gói khai trương khác nhau cũng sẽ đưa ra các đặc điểm riêng.

Quy trình các bước chi tiết tổ chức khai trương từ A-Z

1. Tiếp nhận yêu cầu của các khách hàng: Tiếp nhận thông tin từ các khách hàng qua Facebook, hotline hoặc là website… và lưu lại thông tin làm việc khi cần.
2. Khảo sát trước địa điểm tổ chức: Cùng với khách hàng khảo sát, tới thăm quan địa điểm sẽ diễn ra lễ khai trương để lên các kế hoạch cho nội dung và bố trí các nhân sự khai trương.
3. Lên ý tưởng demo và chủ đề của sự kiện: Ý tưởng tổ chức thì thường phụ thuộc vào các yếu tố như: mục đích tổ chức và ngành nghề kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp và cả đối tượng khách mời…
4. Lên kế hoạch chi tiết: Timeline sẽ bao gồm các đầu công việc và thời gian để tiến hành.Để lên timeline chi tiết, các bạn sẽ căn cứ vào ngân sách dự trù và các số lượng khách mời. Từ đó xác định những hoạt động cần có trong lễ khai trương.
5. Xây dựng nội dung chương trình: Sau khi xác định được các checklist các hoạt động ở trong lễ khai trương, các bạn cần lên nội dung cho chương trình. Đó được gọi là một kịch bản tổ chức.
6. Chuẩn bị thiết bị và nhân sự phục vụ cần thiết: Trước khi chính thức tổ chức, các bạn cần kiểm tra kỹ những nội dung sau đây: Giấy xin phép tổ chức, Danh sách khách mời, Danh sách hạng mục in ấn thiết kế và các File tư liệu sử dụng trong sự kiện.
7. Sự kiện khai trương diễn ra: Set up địa điểm tổ chức sự kiện: khu vực ngoài dẫn khách và khu cổng chào, khu check-in, khu backdrop và khu tổ chức sự kiện chính, sân khấu…
8. Kết thúc lễ khai trương: MC tuyên bố bế mạc lễ khai trương và gửi lời cảm ơn các khách mời đã đến tham dự sự kiện. Sau khi bế mạc, thì doanh nghiệp có thể tổ chức cho các khách mời tham dự tiệc (tiệc ngọt hoặc tiệc mặn) hoặc là sẽ đi tham quan cửa hàng và công ty.

Xem thêm: Thuê MC khai trương hoạt ngôn, ưa nhìn

Bảng giá dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói

Tùy thuộc vào những hạng mục, các yêu cầu và quy mô tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp mà SOKA sẽ báo giá chi tiết các dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương với mức giá thành cạnh tranh, chất lượng cao nhằm tối ưu nguồn ngân sách cho doanh nghiệp.