Tổ chức họp báo (có tên gọi tiếng Anh: Press Conference) là việc tổ chức một sự kiện để phát tán chính thức các thông tin và trả lời những câu hỏi từ giới truyền thông.
Contents
Họp báo là gì?
Họp báo là một thuật ngữ chuyên ngành, sẽ được hiểu là buổi họp có các nhà báo sẽ được mời và các khách mời có nội dung sẽ liên quan đến chủ đề cuộc họp để cùng đưa ra các câu hỏi, giải trình hay các tuyên bố trước công chúng về một chủ đề hoặc là một sự việc quan trọng nào đó sẽ được diễn ra.
Mục đích chính của tổ chức họp báo là giải đáp các thắc mắc của công chúng về chủ đề đó và sẽ đưa ra thông tin chính xác hướng đến các đối tượng công chúng và khách hàng. Để tổ chức họp báo, cần phải chuẩn bị thật kĩ để đạt được thành công và đúng mục đích của sự kiện.
Khi nào cần tổ chức họp báo?
- Phản hồi về lợi nhuận và các tin tức và/hoặc là các tranh cãi.
- Thông báo về sự rời đi hoặc là bổ sung của một ủy viên của ban quản trị mới
- Tiết lộ một vài cơ sở sản xuất mới.
- Thông báo phát hành một số sản phẩm mới.
Quy trình tổ chức sự kiện họp báo tiêu chuẩn, chuyên nghiệp
Xác định mục tiêu sự kiện
Việc xác định mục đích của một sự kiện họp báo sẽ giúp các bạn lựa chọn được đúng concept, khách mời cũng như là các thông điệp truyền thông sẽ cần được truyền tải. Khi đã xác định rõ được mục đích và mục tiêu, các bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách được dễ dàng mức độ hiệu quả của các sự kiện.
Xác định được thời gian tổ chức và địa điểm tổ chức
Khi lựa chọn địa điểm họp báo các bạn cũng cần cân nhắc về điều kiện tác nghiệp cho phóng viên để đảm bảo được sự thành công cho sự kiện. Những yếu tố về âm thanh, ánh sáng, hình ảnh trình chiếu của buổi họp báo cũng cần được đảm bảo thực hiện rất kĩ càng và chỉn chu.
Xem thêm: Cho thuê máy chiếu hội trường chất lượng 4K full HD
Lập danh sách khách mời tham gia họp báo
Công đoạn tiếp theo là cần thực hiện chính là việc lên các danh sách khách mời tham dự họp báo. Số lượng khách mời và phóng viên báo chí cần được ban tổ chức tính toán thật kỹ để phù hợp với tính chất và phù hợp với quy mô của sự kiện để kịp thời lên chương trình đón tiếp.
Xem thêm: Thuê PG – PB họp báo ngoại hình sáng, xử lý tình huống linh hoạt\
Chuẩn bị tư liệu và kịch bản
Việc chuẩn bị các tư liệu nhằm mục đích cung cấp đầy đủ các thông tin và tính xác thực cho các thông tin được cung cấp cũng chính là điều cần chuẩn bị chu đáo cho các sự kiện được tổ chức.
Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước cũng vô cùng quan trọng trong các quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Trên thực tế sẽ có rất nhiều sự kiện họp báo phải hủy vì sẽ không xin được giấy phép tổ chức gây tổn thất rất lớn về danh tiếng, tiền của và tiến độ công việc,…
Set up và tiến hành tổng duyệt trước sự kiện
Mang tới cho công chúng các hình ảnh đẹp nhất về những sản phẩm hay giải quyết những vấn đề của cá nhân, tổ chức một cách chỉn chu thì bên ban tổ chức cần có các buổi diễn tập với MC và nhân vật chính.
Tiến hành tổ chức
Toàn bộ nhân viên trong ban tổ chức cần phải có mặt từ sớm trong ngày để hoàn thiện nốt các khâu chuẩn bị trước khi buổi họp báo diễn ra. Ngoài ra, đừng quên gửi những lời cám ơn tới các đơn vị truyền thông và sẽ bày tỏ mong muốn hợp tác lâu dài với họ về sau khi một buổi họp báo kết thúc.
Vì sao nên chọn SOKA Media làm đơn vị tổ chức họp báo?
Để tổ chức một sự kiện họp báo chuyên nghiệp và trọn gói cần được chuẩn bị kỹ lưỡng nhiều khâu song vẫn cần đảm bảo yếu tố nhanh và kịp thời trong thời đại số. Vì thế, các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức hoặc đã có kinh nghiệm nhưng đang cần tìm kiếm một đối tác uy tín để hỗ trợ buổi họp báo thành công, thì xin mời đồng hành cùng SOKA Media
SOKA Media cam kết mang đến cho các doanh nghiệp dịch vụ tổ chức họp báo chuyên nghiệp và hiệu quả nhất! Hãy liên hệ và gọi điện ngay cho chúng tôi theo hotline: 0986706030 để chúng tôi có thể tư vấn và báo giá kỹ nhất các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của chúng tôi
