Bạn muốn tổ chức hội nghị, hội thảo cho công ty của chính mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và một timeline tổ chức hội nghị mẫu hay đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? SOKA Media có thể giúp các bạn những việc này. Cùng tìm hiểu các thông tin dịch vụ hội nghị và hội thảo dưới đây nhé!
Contents
Sơ lược về tổ chức hội nghị và tổ chức hội thảo
Tổ chức hội nghị chính là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm để bàn về các vấn đề lớn và bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để có thể tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, giúp bạn rút kinh nghiệm và đưa ra các phương hướng hoạt động cho tương lai.
Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một vài vấn đề, là cuộc đối thoại sẽ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về các vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những sẽ giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà sẽ còn có thể tạo được lòng tin cho các khách hàng.
Tổ chức hội nghị, hội thảo thì cần chuẩn bị những gì?
- Danh sách khách mời tham dự: Những chuyên gia và các khách mời trong buổi hội thảo chính là các yếu tố góp phần làm nên sự uy tín và thành công của sự kiện. Do đó, các bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp, nổi tiếng trong ngành hoăck nghề hoặc lĩnh vực mà nội dung buổi hội thảo hướng đến.
- Nơi tổ chức và thời điểm tổ chức hợp lý: Không gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo sao cho phù hợp với quy mô của hội thảo. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần lưu ý đến các tiện ích đi kèm với phòng tổ chức như: Sân khấu, ánh sáng và màn chiếu, thiết bị âm thanh…
- Dự toán chi phí tổ chức: Dựa trên sự hợp lý và cần thiết về những hạng mục của buổi hội nghị – hội thảo của các quý khách, chúng tôi luôn tư vấn, đưa ra những phương án đúng và đủ cho sự kiện của bạn.
- Sắp xếp nhân sự phục vụ và trang thiết bị phù hợp: Khi công tác chuẩn bị đã hoàn hảo thì chúng tôi vẫn luôn theo dõi từng bước thực hiện của sự kiện. Đội ngũ nhân viên của SOKA Media luôn sẵn sàng, nhanh chóng và kịp thời sẽ khắc phục mọi sự cố một cách rất chuyên nghiệp nhất.
Quy trình các bước chi tiết tổ chức hội nghị, hội thảo
Xác định chủ đề khi tổ chức
Đầu tiên, các bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo/hội nghị là gì. Việc bạn xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho các bạn khi xây dựng cũng như lên các kế hoạch cho buổi hội thảo được chỉn chu hơn.
Lên kế hoạch tổ chức
Tiếp theo, các bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho nội dung chương trình của buổi hội thảo. Một kế hoạch dành cho chương trình hội thảo sẽ bao gồm các công việc sau:
- Mục tiêu mà hội thảo phải cần đạt được
- Xác định nội dung và kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
- Thời gian và nơi tổ chức
- Kinh phí tốn bao nhiêu cần chuẩn bị để tổ chức
- Xác định được đơn vị tổ chức sự kiện
- Xây dựng danh sách khách mời tham gia
- Xây dựng được nội dung chương trình hội thảo
Xem thêm: Hướng dẫn lên kịch bản hội nghị hội thảo chi tiết nhất
Công tác chuẩn bị
Để chuẩn bị cho hội thảo/hội nghị, thì đầu tiên các bạn cần chuẩn bị về không gian và những dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, thì công việc in ấn tài liệu, gửi thư cho các khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi một buổi hội thảo diễn ra.
Tổ chức hội nghị, hội thảo
Khi hội thảo được diễn ra, các bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp các khách mời, những người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, các bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo được buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã được dự định.
Kết thúc chương trình và xử lý thông tin
Khi kết thúc buổi hội thảo, các bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho các khách mời, người tới tham dự. Điều này cũng sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với các doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, các bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau.
Đơn vị tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo uy tín hàng đầu – SOKA Media
SOKA Media là đơn vị uy tín trong lĩnh vực chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo. Với rất nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào mang đến cho bạn các trải nghiệm tuyệt vời và trải nghiệm hài lòng nhất. Đến với SOKA Media, bạn sẽ được hưởng một dịch vụ với :
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có chuyên môn cao tư vấn chi tiết, hoàn toàn miễn phí
- Hỗ trợ xây dựng toàn bộ các kế hoạch một cách chi tiết nhất
- Cung cấp cho các khách hàng những địa điểm tổ chức và sự kiện hội thảo chất lượng
- Đáp ứng được tất cả mọi yêu cầu của các khách hàng
- Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, cực kì hiện đại
- Giúp khách hàng lựa chọn các tiết mục biểu diễn văn nghệ theo đúng yêu cầu
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo
Tổ chức hội thảo và tổ chức hội nghị là công việc đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm cũng như công tác chuẩn bị thật là chỉn chu. Do đó, việc thuê được một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện phụ trách sẽ giúp cho chương trình của các bạn diễn ra thành công hơn. Nếu cần tư vấn hoặc là tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi, hãy liên hệ qua hotline: 0986706030 để được phục vụ chu đáo nhất.
