Kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm là một phần quan trọng trong kế hoạch của các công ty và doanh nghiệp vào những tháng cuối năm. Để đảm bảo sự thành công và sự hấp dẫn của sự kiện này, việc lập kế hoạch tổ chức một cách chi tiết và rõ ràng là điều không thể thiếu. Vậy làm thế nào để tạo ra một mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp cho công ty của bạn? Soka Media sẵn lòng hỗ trợ và đồng hành cùng bạn để thực hiện điều này!
Contents
Lên kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm từ A – Z
1. Xác định mục đích tổ chức
Để tổ chức một sự kiện tất niên thành công, việc xác định rõ mục đích là điều cực kỳ quan trọng, cùng với việc cụ thể hoá kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm. Một số mục tiêu thường thấy của buổi tiệc tất niên bao gồm:
- Tạo cơ hội để tạo sự gắn kết giữa các nhân viên và mang lại giá trị tinh thần cho toàn bộ đội ngũ.
- Tri ân và khen thưởng cán bộ, nhân viên của công ty hoặc doanh nghiệp.
- Tri ân đối tác và khách hàng đã đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp.
- Nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm qua và định hướng phát triển trong năm mới.
- Tạo cơ hội quảng bá công ty và mở rộng mối quan hệ với đối tác và khách hàng để tăng cường hợp tác trong tương lai.
2. Lên ý tưởng, concept cho chương trình
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của chương trình, các doanh nghiệp cần phải lên ý tưởng cho chương trình. Tùy thuộc vào mong muốn, quy mô và ngân sách, các doanh nghiệp có thể tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau như: tiệc tất niên đơn giản, tiệc tất niên kết hợp với team building, hoặc tiệc tất niên kết hợp với du lịch ngắn hạn.
Hiện nay, có một loạt các concept chương trình độc đáo nhưng vẫn giữ được bản sắc của doanh nghiệp. Một số concept tiệc tất niên ấn tượng mà các doanh nghiệp có thể tham khảo bao gồm:
- Concept chợ quê thân thuộc, tái hiện bản sắc dân tộc Việt Nam.
- Concept dạ tiệc sang trọng, lịch lãm.
- Concept hoành tráng như đại nhạc hội âm nhạc.
- Concept cổ điển, mang đậm dấu ấn của quá khứ.
- Concept Châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc,…
Qua việc lựa chọn concept phù hợp, doanh nghiệp có thể truyền đạt thông điệp của mình tới khách hàng và đối tác một cách hiệu quả.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức Year End Party chất lượng tuyệt vời
3. Xác định thời gian tổ chức
Hầu hết các công ty và doanh nghiệp thường tổ chức tiệc tất niên vào khoảng thời gian cuối năm âm lịch, từ khoảng ngày 15/12 âm lịch cho đến gần Tết. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến tình trạng quá tải, với khả năng xảy ra tình trạng cháy phòng, cháy show và sự bận rộn liên tục của đối tác và khách hàng. Vì vậy, việc chọn một thời điểm phù hợp để tổ chức buổi tiệc tất niên là rất quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ cho sự kiện.
4. Lên danh sách khách mời tham dự
Việc lập danh sách khách mời có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, đặc biệt là trong việc dự trù ngân sách cho sự kiện này. Để lập danh sách khách mời một cách chi tiết, cần phải phân loại khách mời theo các tiêu chí khác nhau. Cụ thể, danh sách khách mời cho một buổi tiệc tất niên có thể bao gồm: khách VIP, khách mời chính, khách mời đến từ các đơn vị truyền thông và báo chí, và nhiều tiêu chí khác nữa.
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Việc chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên sẽ phụ thuộc vào loại hình sự kiện mà doanh nghiệp hoặc công ty muốn tổ chức. Nếu tiệc tất niên được kết hợp với hoạt động team building hoặc du lịch ngắn hạn, việc chọn các resort rộng lớn, tại bãi biển hoặc các điểm du lịch nổi tiếng cho chuyến đi ngắn ngày có thể là một lựa chọn thích hợp.
Trong trường hợp chỉ muốn tổ chức một buổi tiệc tất niên đơn giản, doanh nghiệp hoặc công ty có thể lựa chọn từ các nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo.
Tham khảo thêm: 10+ Địa điểm tổ chức Year End Party lý tưởng nhất tại Hà Nội
6. Dự trù ngân sách chương trình
Quyết định liệu có dự trù ngân sách cho chương trình trước hay sau khi lên những kế hoạch cơ bản phụ thuộc vào mục đích cụ thể của từng công ty hoặc doanh nghiệp. Để có một ngân sách tổ chức chính xác và phản ánh đúng thực tế nhất, ban tổ chức nên thực hiện khảo sát chi phí của các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho tiệc tất niên từ các nhà cung cấp. Việc dự trù ngân sách giúp rõ ràng và minh bạch hóa quá trình chi tiêu.
7. Xây dựng kịch bản chương trình
Trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, kịch bản tiệc thường được chia thành hai phần: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
Kịch bản tổng quát thường bao gồm tất cả các phần của chương trình, đi kèm với kế hoạch nhân sự cho từng phần riêng biệt. Bản kế hoạch này thường được phân thành hai phần chính: lễ và hội. Đặc biệt, nhân sự tiệc tất niên, đặc biệt là nhóm đón tiếp khách và nhóm ẩm thực, cần phải hiểu rõ kịch bản này để thực hiện chương trình một cách trơn tru.
Kịch bản tổ chức year end party cần được xây dựng một cách rõ ràng và cụ thể để giúp MC và nhân sự sự kiện dễ dàng hơn trong việc điều phối và xử lý các tình huống trong suốt chương trình.
8. Lưu ý khi tổ chức liên hoan cuối năm
Cần phải dành một phần ngân sách dự phòng để đảm bảo có đủ tiền cho các chi phí bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện.
Thuê lẻ các dịch vụ cho tiệc tất niên có thể làm tăng chi phí tổng một cách đáng kể. Thay vào đó, hãy lựa chọn một đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên trọn gói để giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Kịch bản chương trình liên hoan cuối năm
Dưới đây, Soka xin gợi ý tới bạn đọc kịch bản mẫu cho chương trình liên hoan cuối năm:
Kịch bản Chương Trình Liên Hoan Cuối Năm
Thời gian: 19:00 – 23:00, Ngày 30 tháng 12
Địa điểm: Trung tâm hội nghị Grand Palace
Chủ đề: “Đoàn kết tạo nên sức mạnh”
Chương Trình
Tiết Mục 1: Lễ Khai Mạc
Đoàn Văn Nghệ công ty biểu diễn mở màn với tiết mục nhảy sôi động.
Tiết Mục 2: Phát Biểu Chào Mừng
Giám đốc công ty chia sẻ lời chào mừng và tri ân đến tất cả nhân viên.
Tiết Mục 3: Trò Chơi Team Building
Trò chơi vận động nhóm “Xây Cầu Tinh Thần” để tăng cường sự gắn kết.
Tiết Mục 4: Gala Dinner
Dùng bữa tối trong không gian sang trọng và ấm cúng, với đặc sản và món ăn phong phú.
Tiết Mục 5: Văn Nghệ Nhân Viên
Các nhân viên biểu diễn văn nghệ với các tiết mục nhạc, hài kịch, và ca nhạc tự sáng tạo.
Tiết Mục 6: Khen Thưởng và Quà Tặng
Trao các giải thưởng cho những nhân viên tiêu biểu và phát quà lưu niệm.
Tiết Mục 7: Tiệc Nhảy Hồi Kết
Mở đầu cho tiệc nhảy cuối cùng của năm với âm nhạc sôi động và ánh sáng lung linh.
Tiết Mục 8: Kết Thúc và Tri Ân
Lời tri ân từ ban tổ chức và chia tay nhưng không kết thúc, mà là bắt đầu cho một năm mới đầy hứng khởi.
Chúc mừng cuối năm và một năm mới tràn đầy thành công và hạnh phúc!
Soka Media – Công ty tổ chức tiệc liên hoan cuối năm trọn gói
Vào cuối năm, thời điểm mà các công ty đang dành nhiều thời gian và công sức để hoàn thành các dự án. Việc tổ chức tiệc tất niên trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Hãy liên hệ với Soka Media – Đối tác đáng tin cậy dành cho các công ty và doanh nghiệp:
- Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp bao gồm: ca sĩ, vũ công, MC, PG sự kiện, đội ngũ quay phim và chụp hình sự kiện, và nhiều hơn nữa.
- Mối quan hệ mật thiết với nhiều nghệ sĩ nổi tiếng, đài truyền hình, phóng viên, báo chí.
- Nền tảng truyền thông mạng xã hội phong phú với lượng tương tác lớn trên Facebook, Youtube, Google, và nhiều nền tảng khác.
Trên đây, SOKA đã gửi đến bạn kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm hoàn hảo. Soka Media tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời nhất!
