Chi phí tổ chức hội thảo là một trong các yếu tố quan trọng của mỗi doanh nghiệp hay một công ty khi tổ chức một buổi hội thảo. Bởi tổ chức hội thảo chính là chương trình mà các công ty, các doanh nghiệp thường xuyên sẽ phải tổ chức để thực hiện các buổi họp quan trọng liên quan đến công việc của mỗi doanh nghiệp.
Việc tổ chức này sẽ đòi hỏi có sự chuẩn bị chu đáo và rất chuyên nghiệp. Hãy cùng tham khảo các cách lập kế hoạch tổ chức hội thảo và những loại chi phí tổ chức hội thảo qua bài viết dưới đây của SOKA Media nhé!
Contents
Các chi phí tổ chức hội thảo không thể thiếu
Chi phí thuê địa điểm
Tuỳ thuộc vào các mục đích và ngân sách của mỗi doanh nghiệp hay công ty mà có thể lựa chọn các địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo như: ngoài trời và trong khách sạn, tại nhà hàng,… Bạn cần phải đảm bảo được địa điểm tổ chức có diện tích không gian rộng rãi, có thể đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Và các địa điểm tổ chức thuận tiện đi lại cho các quý khách mời và cán bộ nhân viên ở trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, buổi họp báo với số lượng khách mời tham dự số lượng đông thì các doanh nghiệp, công ty vẫn nên tìm thuê địa điểm tổ chức hội thảo với mức chi phí hợp lý nhất với ngân sách của mỗi doanh nghiệp.
Trước khi quyết định việc thuê phòng tổ chức hội thảo các bạn cần phải xem xét, nghiên cứu, cần tìm hiểu thật kỹ lưỡng. Bởi không chỉ đáp ứng được về vấn đề số lượng khách mời, phải có đầy đủ trang thiết bị mà địa điểm cần phải có chi phí ở mức tối ưu nhất. Như vậy, công ty mới có thể tiết kiệm được ngân sách để sử dụng vào nhiều mục đích khác của những buổi tổ chức hội thảo.
Chi phí thuê MC
MC là một nhân tố không thể nào thiếu trong mỗi một chương trình sự kiện hay buổi hội thảo. Họ là những người sẽ kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng timeline chương trình đã đề ra. Nhiều công ty, doanh nghiệp lưu ý cần lựa chọn các MC có kinh nghiệm lâu năm, dẫn các buổi hội thảo vì họ sẽ biết cách dẫn dắt các câu chuyện, những vấn đề của những lĩnh vực hội thảo đi theo đúng hướng, sẽ không lan man và dài dòng.
Nếu như không có MC là một người dẫn dắt chương trình, các bạn sẽ phải cử đại diện cán bộ nhân viên công ty mà có khả năng dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Điều này giúp bạn có thể tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhưng mất đi sự chuyên nghiệp và hoành tráng của mỗi chương trình. Ngoài ra, các chi phí thuê MC cũng phụ thuộc vào mức độ nổi tiếng và khả năng ngoại ngữ, chuyên môn,… các bạn nên cân nhắc và chọn mức kinh phí phù hợp để thuê MC.
Chi phí thuê nhân sự
Để tổ chức hội thảo, thì việc thuê các nhân sự để vận hành và làm các công tác để phục vụ sự kiện là việc không thể thiếu. Với một sự kiện, thì nhân sự chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định trực tiếp đến sự thành công của sự kiện đó. Do đó, bạn hãy chọn lựa thật kỹ trong việc lựa chọn các đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện.
Thông thường, để có thể tối ưu nhất chi phí thuê nhân sự, thì các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án thuê trọn gói các nhân sự sự kiện từ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Chi phí dành cho âm thanh – ánh sáng
Đây chính là các hệ thống, trang thiết bị không thể thiếu dùng để tổ chức hội thảo. Nó thực sự quan trọng trong các buổi hội thảo nói riêng và trong những chương trình sự kiện nói chung. Để buổi hội thảo được thành công thì hệ thống trang thiết bị, phụ kiện liên quan cũng sẽ phải đảm bảo tốt, được đầu tư và được chú trọng.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt là điều kiện để MC dẫn dắt tốt và có thể diễn giả tốt, giúp người tham dự lắng nghe tốt. Cần phải kiểm tra thật kỹ những mục này trước khi buổi hội thảo bắt đầu để đảm bảo cho người tham dự không bị gián đoạn và bị mất tập trung.
Chi phí thiết kế, in ấn
In ấn những sản phẩm truyền thông dùng cho hội thảo: Thư mời và Banner, Backdrop, Standee, Băng rôn hay là Hashtag check in cầm tay,
Chi phí thuê media
Để có các thước phim, các hình ảnh đẹp nhất về hội thảo,thì việc thuê media là rất cần thiết. Những hình ảnh này cũng có thể truyền trực tiếp qua sóng livestream, có thể lưu lại dùng để làm tư liệu truyền thông cho các doanh nghiệp.
Chi phí mời diễn giả
Diễn giả trong các buổi hội thảo là người có sức ảnh hưởng lớn đối với đối tượng mà công ty định đang hướng tới. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề của mỗi buổi hội thảo mà công ty, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn mời các diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về các lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người ở trong buổi hội thảo. Họ sẽ nói lên ý nghĩa của các buổi hội thảo và là người quyết định đến sự thành công của mỗi chương trình.
Chi phí thuê diễn giả sẽ chiếm phần trăm khá lớn trong những loại chi phí tổ chức hội thảo, thế nhưng chi phí này chưa hẳn là số tiền bỏ ra sẽ quan trọng nhất, bạn cần lên kế hoạch và tính toán sao cho hợp lý.
Chi phí đặt tiệc/ teabreak
Khi tổ chức hội thảo, nhiều công ty phải lưu ý, quan tâm đến các bộ phận khách mời tham dự. Bởi lẽ đó chính là thành phần vô cùng quan trọng của mỗi buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần phải có trong buổi tổ chức tổ chức hội thảo để thể hiện được sự chăm sóc nhiệt tình với các khách mời tham dự.
Chi phí cho tiệc trà cũng sẽ không quá cao. Tuy nhiên, các công ty cũng nên chọn mức menu sao cho phù hợp với mức ngân sách của doanh nghiệp. Tiệc trà sẽ bao gồm: hoa quả, trà, café và nước ngọt,… cần đảm bảo thức uống ngon và an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt ở trong lòng khách mời.
Chi phí quản lí sự kiện
Khi các bạn thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, thì đơn vị tổ chức sự kiện sẽ theo sát các quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, để đảm bảo cho sự kiện diễn ra hoành tráng và được chuyên nghiệp nhất. Do đó, việc bạn chi trả khoản chi phí quản lí cho các đơn vị tổ chức sự kiện là một điều dĩ nhiên. Khoản chi phí này cũng sẽ được thỏa thuận và quy định rõ trong mỗi hợp đồng.
Chi phí phát sinh
Trong quá trình chuẩn bị cho các hội thảo, sẽ có các hạng mục phát sinh cần chi không nằm ở trong bảng chi phí dự trù ban đầu. Do đó, tại các bảng báo giá hay dự trù kinh phí, sẽ luôn phải đi kèm các khoản chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh còn phụ thuộc vào mỗi quy mô sự kiện. Quy mô sự kiện hội thảo càng lớn, thì chi phí phát sinh sẽ càng lớn.
Khoản chi phí phát sinh này cũng sẽ dùng để mua sắm các thiết bị còn thiếu hoặc là để khắc phục các tình huống rủi ro sẽ phát sinh trong khi tổ chức sự kiện.
Báo giá chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói tại SOKA Media
Để buổi hội thảo diễn ra được thành công thì việc xây dựng báo giá các chi phí các hạng mục là rất là quan trọng. Thông thường một buổi hội thảo cũng sẽ bao gồm những hạng mục chính như sau:
| Hạng mục | Nội dung | |
| Thuê địa điểm | + Lượng khách từ khoảng 10 – 30 khách thì có thể thuê phòng café hay là phòng họp nhỏ.
+ Lượng khách lớn thì cũng có thể thuê các trung tâm sự kiện và hội nghị. |
|
| Trang thiết bị phòng tiệc | Hệ thống âm thanh, màn chiếu và máy chiếu,sân khấu, cổng chào,Backdrop và standee. | |
| Tiệc trà, ăn nhẹ | Có thể chọn các dịch vụ ngay tại địa điểm hoặc là tự chọn. | |
| MC, diễn giả | Tuỳ vào mức độ nổi tiếng và khả năng ngoại ngữ, chuyên môn,… của họ mà có mức giá khác nhau. | |
| Chi phí phát sinh | Mỗi buổi dự thảo sẽ cần dự trù phát sinh từ 5 đến khoảng 10 triệu đồng để xử lý những vấn đề phát sinh trong buổi tiệc. | |
Trên đây là một số thông tin cơ bản trong chi phí tổ chức hội thảo mà nhiều công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để có thể tổ chức một buổi hội thảo được thành công nhất.
Nếu các quý khách hàng cùng doanh nghiệp có nhu cầu muốn tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng và sự kiện,… xin vui lòng liên hệ ngay với SOKA Media, chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng với quý khách hàng trong các chương trình sự kiện này. Để nhận các tư vấn và báo giá chi tiết nhất gọi số hotline: 0968.898.323 – 0255.777.3333
